# Die fünf Zeitfresser bei Architekten und Ingenieuren

> Ausschreibungen prüfen, Pläne und Protokolle suchen, Meetings nachbereiten, Fristen überwachen, Referenzen zusammenstellen.

- Kategorie: Branchenwissen
- Autor: Robert Schröder
- Letzte Prüfung: 2026-09-20
- Basis: Präsentation Folien 02 und 07
- URL: https://saits.ai/wissen/zeitfresser-architekten-ingenieure

Zeit geht nicht im Kerngeschäft verloren – sondern in der Koordination.

## Der Arbeitstag heute

Entworfen und geplant wird zwischen Terminen. Dazwischen liegen Dokumente suchen, E-Mails sortieren, Informationen übertragen und Vorgänge nachhalten. Die Planung selbst bekommt den Rest.

## Zeitfresser 01 — Ausschreibungen prüfen

Relevante Ausschreibungen zu erkennen heisst, viele irrelevante zu lesen. Die Unterlagen sind lang, die Kriterien stehen verstreut darin.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 02 — Pläne und Protokolle suchen

Pläne, Verträge und Protokolle liegen in Projektordnern, Mailanhängen und auf Laufwerken. Gesucht wird nach Erinnerung, nicht nach Struktur.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 03 — Meetings nachbereiten

Aus jedem Termin fallen Aufgaben und Entscheidungen an. Sie zu notieren, zuzuordnen und zu verteilen kostet regelmässig mehr Zeit als der Termin selbst.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 04 — Fristen überwachen

Termine, Fristen und Projektstände verteilen sich über Projekte und Beteiligte. Wer sie im Blick behalten will, prüft sie von Hand nach.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 05 — Referenzen zusammenstellen

Für jede Bewerbung werden dieselben Referenzprojekte neu gesucht, neu beschrieben und neu formatiert. Die Inhalte sind vorhanden, nur nicht auffindbar.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Was sich davon automatisieren lässt

Ausschreibungen · Dokumente & Wissen · Kommunikation · Projektcontrolling · Angebote & Referenzen

**01 Ausschreibungen finden & qualifizieren** — Relevante Ausschreibungen erkennen, Unterlagen auslesen und nach passenden Kriterien vorsortieren.

**02 Dokumenten- & Wissensmanagement** — Pläne, Verträge, Protokolle und Projektwissen zentral strukturieren und schnell auffindbar machen.

**03 Projektkommunikation & Protokolle** — Meetings zusammenfassen, Aufgaben und Entscheidungen automatisch erfassen und zuordnen.

**04 Projektcontrolling & Fristenmanagement** — Budgets, Stunden, Termine, Fristen und Projektstände automatisch überwachen und auswerten.

**05 Angebote, Bewerbungen & Referenzen** — Inhalte aus bestehenden Daten übernehmen und passende Referenzprojekte automatisch zusammenstellen.

## Was beim Menschen bleibt

Freigaben, Verhandlung und Urteil. Der Entwurf, die fachliche Bewertung und die Entscheidung, welche Bewerbung abgegeben wird, bleiben bei Ihnen.

Wie SAITS diese fünf Prozesse umsetzt: [KI für Architekten und Ingenieurbüros](/branchen/architekten-ingenieure).

Ob sich einer davon lohnt, zeigen [vier Tests](/wissen/lohnt-sich-diese-automatisierung). Wie der erste Ablauf entsteht: [Wie ein erster Workflow in vier Wochen entsteht](/wissen/erster-workflow-in-vier-wochen).