# Die fünf Zeitfresser im Facility Management

> Meldungen aufnehmen, Wartungen planen, Dienstleister koordinieren, Unterlagen verwalten, Verbräuche auswerten.

- Kategorie: Branchenwissen
- Autor: Robert Schröder
- Letzte Prüfung: 2026-09-20
- Basis: Präsentation Folien 02 und 12
- URL: https://saits.ai/wissen/zeitfresser-facility-management

Zeit geht nicht im Kerngeschäft verloren – sondern in der Koordination.

## Der Arbeitstag heute

Betrieben werden Gebäude, gesteuert wird über Meldungen. Störungen, Wartungen, Dienstleister, Unterlagen und Verbräuche laufen parallel. Wer sie zusammenhält, arbeitet den ganzen Tag an der Koordination.

## Zeitfresser 01 — Meldungen aufnehmen

Störungen kommen per Telefon, Mail und Formular. Jede muss erfasst, priorisiert, zugewiesen und nachverfolgt werden – und das meist sofort.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 02 — Wartungen planen

Wartungsintervalle, Prüfungen und wiederkehrende Aufgaben stehen in Verträgen und Listen. Sie im Blick zu behalten heisst, sie regelmässig nachzuschlagen.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 03 — Dienstleister koordinieren

Externe Firmen brauchen Aufträge, Termine und Zugang. Status und Rückmeldungen kommen über verschiedene Kanäle zurück und müssen zusammengeführt werden.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 04 — Unterlagen verwalten

Verträge, Prüfberichte, Pläne und Wartungsunterlagen gehören zum Objekt, liegen aber oft nicht dort. Bei einer Prüfung wird zuerst danach gefragt.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 05 — Verbräuche auswerten

Energieverbräuche, Betriebskosten und Rechnungen kommen aus verschiedenen Quellen. Sie zu vergleichen ist Handarbeit in der Tabellenkalkulation.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Was sich davon automatisieren lässt

Störungen · Wartung · Dienstleister · Dokumente & Objekte · Kosten & Verbrauch

**01 Störungs- & Ticketmanagement** — Meldungen automatisch erfassen, priorisieren, zuständigen Personen zuweisen und nachverfolgen.

**02 Wartung & Instandhaltung** — Wartungsintervalle, Prüfungen und wiederkehrende Aufgaben automatisch planen und überwachen.

**03 Dienstleister- & Auftragsmanagement** — Externe Firmen koordinieren, Aufträge dokumentieren und Status sowie Rückmeldungen zentral erfassen.

**04 Dokumenten- & Objektmanagement** — Verträge, Prüfberichte, Pläne, Wartungsunterlagen und Gebäudedaten strukturiert verwalten und schnell auffindbar machen.

**05 Kosten- & Verbrauchscontrolling** — Energieverbräuche, Betriebskosten, Rechnungen und Budgets automatisch zusammenführen und auswerten.

## Was beim Menschen bleibt

Freigaben, Verhandlung und Urteil. Welche Störung vorgezogen wird und welcher Dienstleister den Auftrag bekommt, entscheiden Sie.

Wie SAITS diese fünf Prozesse umsetzt: [KI für Hausverwaltung und Facility Management](/branchen/hausverwaltung#facility-management).

Ob sich einer davon lohnt, zeigen [vier Tests](/wissen/lohnt-sich-diese-automatisierung). Wie der erste Ablauf entsteht: [Wie ein erster Workflow in vier Wochen entsteht](/wissen/erster-workflow-in-vier-wochen).