# Die fünf Zeitfresser bei Projektmanagern

> Aufgaben aus Meetings ziehen, Fristen überwachen, Statusberichte bauen, Unterlagen suchen, Abweichungen erkennen.

- Kategorie: Branchenwissen
- Autor: Robert Schröder
- Letzte Prüfung: 2026-09-20
- Basis: Präsentation Folien 02 und 10
- URL: https://saits.ai/wissen/zeitfresser-projektmanager

Zeit geht nicht im Kerngeschäft verloren – sondern in der Koordination.

## Der Arbeitstag heute

Geführt wird in Terminen, dokumentiert wird dazwischen. Aufgaben, Fristen, Berichte und Unterlagen zu pflegen ist der eigentliche Tagesinhalt. Die Steuerung selbst passiert nebenbei.

## Zeitfresser 01 — Aufgaben aus Meetings ziehen

Aus Meetings, E-Mails und Projektdokumenten fallen laufend Aufgaben an. Sie zu erkennen, zuzuordnen und nachzutragen macht jemand von Hand, oder niemand.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 02 — Fristen überwachen

Deadlines, Meilensteine und Abhängigkeiten liegen in Plänen, Mails und Köpfen. Wer sie im Blick behalten will, prüft sie regelmässig nach.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 03 — Statusberichte bauen

Projektstände stehen in verschiedenen Systemen. Für jeden Bericht werden sie herausgeholt, zusammengeführt und neu formatiert.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 04 — Unterlagen suchen

Projektunterlagen, Entscheidungen und Protokolle sind vorhanden, aber verstreut. Die Suche kostet mehr als das Lesen.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Zeitfresser 05 — Abweichungen erkennen

Verzögerungen, offene Punkte und Budgetabweichungen zeigen sich früh, aber nur, wenn jemand hinsieht. Meist fallen sie im nächsten Bericht auf, nicht davor.

Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.

## Was sich davon automatisieren lässt

Aufgaben · Termine & Fristen · Reporting · Dokumente & Wissen · Risiken & Abweichungen

**01 Aufgaben & Verantwortlichkeiten** — Aufgaben aus Meetings, E-Mails und Projektdokumenten automatisch erfassen und zuordnen.

**02 Termin- & Fristenmanagement** — Deadlines, Meilensteine und Abhängigkeiten überwachen und Erinnerungen automatisieren.

**03 Statusberichte & Reporting** — Projektstände aus verschiedenen Systemen zusammenführen und automatisch aufbereiten.

**04 Dokumenten- & Informationsmanagement** — Projektunterlagen, Entscheidungen, Protokolle und relevante Informationen zentral strukturieren.

**05 Risiken & Abweichungen** — Verzögerungen, offene Punkte oder Budgetabweichungen frühzeitig erkennen und sichtbar machen.

## Was beim Menschen bleibt

Freigaben, Verhandlung und Urteil. Wie auf eine Abweichung reagiert wird und welche Priorität ein offener Punkt bekommt, entscheiden Sie.

Wie SAITS diese fünf Prozesse umsetzt: [Projektmanagement im Bau](/branchen/bauunternehmen#projektmanagement).

Ob sich einer davon lohnt, zeigen [vier Tests](/wissen/lohnt-sich-diese-automatisierung). Wie der erste Ablauf entsteht: [Wie ein erster Workflow in vier Wochen entsteht](/wissen/erster-workflow-in-vier-wochen).