Ein Prozess lohnt die Automatisierung, wenn er sich wiederholt, die Eingaben vorhersehbar sind, das Ergebnis prüfbar ist und jemand seine Stunden beziffern kann.
| Vier Prüfungen | Wiederholung · vorhersehbare Eingaben · prüfbares Ergebnis · bekannte Stunden |
| Fehlt eine | Automatisieren geht, aber der Ertrag bleibt geraten |
| Dann | Abwarten — das ist ein Grund, nicht zu investieren |
01 Wiederholt er sich?
Wöchentlich reicht. Quartalsweise nicht: Ihn genau zu beschreiben kostet mehr als der Prozess selbst.
02 Kommen die Eingaben in vorhersehbarer Form?
Vorhersehbar, nicht identisch. Zwölf Vermieterformate sind kein Problem. Sind die Eingaben, was gerade jemand schickt, braucht der Prozess zuerst eine Form.
03 Ist das Ergebnis überprüfbar?
Jemand muss ein Ergebnis in Sekunden mit ja oder nein beurteilen können. Kostet die Prüfung so viel wie die Erstellung, ist die Arbeit nur verschoben, nicht entfernt.
04 Kann jemand die Stunden nennen?
Eine grobe Zahl genügt: eine Stunde am Tag, zwei Nachmittage pro Woche. Kann sie niemand nennen, kann hinterher niemand sagen, ob es etwas gebracht hat. Wie aus den Stunden eine Rechnung wird: Was ein Workflow kostet und was er spart.
Das ehrliche Signal
Ist die Antwort nein, sagen wir es im ersten Gespräch, nicht nach vier Wochen Umsetzung.
Gerade diese Gespräche bringen am meisten. Meist hilft es, den Eingaben eine Form zu geben — nicht, Software zu kaufen.