Was Copilot einem Handwerksbetrieb im Büro bringt und warum es auf der Baustelle selten ankommt. Mit einer ehrlichen Rechnung, wer im Betrieb eine Lizenz braucht.
01 Kurz gesagt
Viele Handwerksbetriebe haben Microsoft 365, weil Outlook und Word ohnehin gebraucht werden. Copilot hilft dort dem Büro: Anfragen im Postfach überblicken, Offerttexte und Briefe entwerfen, Rapporte und Materiallisten in Excel auswerten. Auf der Baustelle bringt es wenig, weil dort nicht in Office gearbeitet wird. Die Handwerkersoftware mit Aufträgen, Positionen und Rechnungen sieht es nicht. Wer das weiss, lizenziert zwei, drei Personen statt den ganzen Betrieb.
02 Welcher Copilot, und für wen
Die Lizenz, um die es geht, heisst inzwischen Microsoft Copilot und greift auf Mails und Dateien des Betriebs zu. Für Betriebe mit Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium gibt es sie als Copilot Business. Microsoft führt auch die Frontline-Pläne F1 und F3, die viele Betriebe für Monteure nutzen, als Grundlage für eine Copilot-Lizenz auf. Möglich ist es also für alle. Sinnvoll ist es für die, die am Schreibtisch sitzen. Der kostenlose Copilot Chat liefert Antworten aus dem Internet, nicht aus Ihrem Postfach.
Die Rolle von Copilot neben den anderen Modellen beschreibt der Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral. Wo die Zeit im Handwerk verloren geht, steht in Die fünf Zeitfresser im Handwerk.
03 Aufgabe 1: Anfragen im Postfach sortieren
Anfragen kommen per Mail, über das Formular auf der Website, als weitergeleitete Nachricht eines Architekten. Am Montagmorgen fragt die Inhaberin Copilot in Outlook, welche Anfragen seit Freitag eingegangen sind, welche davon dringend klingen, etwa ein Wasserschaden, und welche nur einen Richtpreis wollen. Zu jeder Anfrage entwirft Copilot eine erste Antwort oder eine Rückfrage nach Fotos und Adresse.
Die Grenze: Copilot sortiert, was im Postfach steht. Anrufe, Nachrichten auf dem Handy des Chefs und Zettel vom Kunden am Tresen erreicht es nicht. Und im Auftragsprogramm angelegt ist die Anfrage damit auch noch nicht.
04 Aufgabe 2: Offerttexte und Briefe in Word
Die Positionen einer Offerte kommen aus der Handwerkersoftware. Der Begleitbrief, die Beschreibung einer Badsanierung für Private, die Antwort auf eine Reklamation oder das Schreiben an die Versicherung nach einem Schadenfall entstehen oft in Word. Copilot entwirft solche Texte aus einer kurzen Vorgabe und aus früheren Schreiben, die auf OneDrive oder SharePoint liegen.
Die Grenze: Copilot kennt den Preis nicht und soll ihn auch nicht schreiben. Was im Brief versprochen wird, Termin, Garantie, Kulanz, liest der Inhaber vor dem Versand.
05 Aufgabe 3: Rapporte und Materiallisten in Excel auswerten
Stundenrapporte, Materialbezüge und Nachkalkulation liegen in vielen Betrieben als Excel-Export oder als eigene Tabelle vor. Copilot in Excel beantwortet Fragen dazu: Auf welchen Aufträgen liegen die Stunden über der Offerte? Welches Material wurde diesen Monat am häufigsten nachbestellt? Es erstellt Auswertungen und Diagramme, wenn die Daten sauber als Tabelle angelegt sind.
Die Grenze: Handgeschriebene Rapporte liest Copilot nicht aus. Die müssen zuerst digital erfasst werden, am besten gleich auf der Baustelle, oder sie gehen durch eine Texterkennung.
06 Aufgabe 4: das Wissen des Betriebs wiederfinden
Checklisten für die Abnahme, Arbeitsanweisungen, Vorlagen für Wartungsprotokolle, Offerten ähnlicher Aufträge: In jedem Betrieb gibt es diese Dokumente, und meist weiss nur eine Person, wo sie liegen. Liegen sie auf SharePoint oder OneDrive, findet Copilot sie auf eine Frage hin. Liegen sie in Dropbox oder Google Drive, bietet Microsoft fertige Connectors, die ein Administrator einrichten kann.
Die Grenze: Copilot findet nur, was abgelegt ist. Das Wissen, das im Kopf des Vorarbeiters steckt, bleibt dort, bis es jemand aufschreibt.
07 Wo Copilot im Handwerk aufhört
Auf der Baustelle. Monteure arbeiten mit Telefon, Werkzeug und oft einer App der Handwerkersoftware. Eine Copilot-Lizenz für jeden Monteur lohnt sich selten, weil ihre Arbeit nicht in Outlook und Word stattfindet.
Bei der Handwerkersoftware. Aufträge, Positionen, Zeiterfassung und Rechnungen liegen dort. Ohne Connector sieht Copilot sie nicht. Gibt es für Ihre Software keinen fertigen, ist ein eigener eine Entwicklungsarbeit.
Bei Einsatzplanung und Rechnungsstellung. Wer wann wohin fährt und wann eine Rechnung hinausgeht, folgt festen Regeln. Das ist ein Ablauf, kein Gespräch mit einem Assistenten.
Bei Verträgen des GU. Einen Unternehmervertrag Klausel für Klausel mit Fundstelle zu lesen, übernimmt bei uns ein anderes Modell, siehe Claude für Handwerksbetriebe.
08 Kleine Firma, offene Ordner
In kleinen Betrieben ist oft alles für alle freigegeben, weil es nie anders nötig war. Mit Copilot ändert sich das: Wer fragt, bekommt alles, was er öffnen darf. Lohnabrechnungen, Offerten mit Margen, Korrespondenz mit dem Treuhänder und Kundendaten mit Privatadressen sollten deshalb in Ordnern liegen, die nur die Geschäftsleitung und das Büro sehen. Das ist bei einem Betrieb mit einer Handvoll Büroarbeitsplätzen an einem Nachmittag geregelt, wenn man es vorher tut.
In vielen kleinen Betrieben verwaltet ein externer IT-Partner den Microsoft-Mandanten. Er vergibt die Lizenzen, setzt die Freigaben und entscheidet über Einstellungen wie zuschaltbare Modelle. Bevor Copilot kommt, lohnt ein Gespräch mit ihm darüber, wer im Mandanten was darf.
09 Datenstandort
Microsoft schreibt, dass Eingaben, Antworten und die Daten aus dem Mandanten nicht zum Training der Modelle dienen. Für einen Betrieb mit Sitz in der Schweiz gilt die EU Data Boundary, zu der die EFTA gehört. Microsoft nennt Ausnahmen für zuschaltbare Modelle anderer Anbieter, die der Administrator des Mandanten ein- oder ausschaltet. Microsoft bleibt ein Anbieter mit Sitz in den USA, siehe US-Anbieter und Datenstandort.
Im Handwerk betrifft das vor allem Privatkunden: Namen, Adressen, Fotos aus Wohnungen. Was das DSG dazu verlangt, steht in KI unter Schweizer Datenschutzrecht einsetzen.
10 Was der Betrieb voraussetzt
- Microsoft 365 mit Mail in Exchange Online. Wer Outlook mit dem Mailkonto des Webhosters betreibt, hat für Copilot kein Postfach.
- Dateien auf OneDrive oder SharePoint, nicht nur auf dem PC im Büro oder einem USB-Laufwerk.
- Eine Copilot-Lizenz für das Büro, nicht für alle. Preise nennen wir hier nicht.
- Aufgeräumte Freigaben, siehe oben.
- Eine kurze Regel, wofür Copilot verwendet wird. Vorlage: Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
11 Copilot im Büro, Workflows im Betrieb
Die Abläufe, die im Handwerk die Abende fressen, sind Anfragen erfassen und Termine vorschlagen, Rapporte und Fotos dem Auftrag zuordnen, Rechnungen aus erfassten Stunden erstellen. Die bauen wir als Workflow, angebunden an Ihre Handwerkersoftware. Copilot bleibt das Werkzeug für die Person im Büro, die schreibt und sucht. Die Prozesse stehen auf KI und Automatisierung im Handwerk, das Werkzeug in Was ist n8n.
12 Was beim Inhaber bleibt
Der Preis in der Offerte, die Zusage an den Kunden und die Frage, welcher Auftrag angenommen wird. Copilot entlastet das Büro, das Handwerk macht der Betrieb.
13 Häufige Fragen
Brauchen unsere Monteure Copilot?
Meist nicht. Ihre Arbeit findet nicht in Outlook und Word statt. Lizenzieren Sie zuerst das Büro.
Geht Copilot auch auf dem Telefon?
Microsoft bietet die Copilot-App auch für Mobilgeräte an. Das hilft der Inhaberin unterwegs beim Postfach. Die Arbeit auf der Baustelle ändert es nicht.
Wir haben nur Outlook, aber keine Dateien in der Cloud. Reicht das?
Für das Postfach und für Texte in Word ja. Für die Suche in Ihren Unterlagen müssen sie auf OneDrive oder SharePoint liegen.
Kann Copilot Offerten mit Preisen erstellen?
Nein. Positionen und Preise kommen aus Ihrer Software. Copilot hilft beim Text drumherum.
Quellen
- Microsoft Learn: License Options for Microsoft Copilot
- Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
- Microsoft Learn: What is the EU Data Boundary?
- Microsoft Learn: Copilot connectors overview