Wofür ChatGPT im Handwerk taugt: Kundenanfragen beantworten, Offerten verständlich machen, Rapporte aus Stichworten schreiben, freundlich mahnen. Und welches Konto dafür das richtige ist.
01 Kurz gesagt
Im Handwerksbetrieb entsteht die Büroarbeit abends, und ein grosser Teil davon ist Schreiben. ChatGPT nimmt davon das Formulieren ab: die Antwort an einen Kunden, den erklärenden Text zur Offerte, den sauberen Rapport aus drei Stichworten, die Zahlungserinnerung. Preise, Positionen und Termine kommen aus der Branchensoftware, nicht aus dem Chat. Und wer ChatGPT mit Kundendaten nutzt, braucht dafür das richtige Konto.
02 Wo der Abend im Büro hingeht
Gearbeitet wird beim Kunden, verwaltet wird danach. Anfragen vom Tag beantworten, Offerten schreiben, Rapporte nachtragen, Rechnungen und Erinnerungen verschicken. In einem kleinen Betrieb macht das oft der Inhaber selbst oder eine Person im Teilzeitpensum. Die fünf Zeitfresser stehen in Die fünf Zeitfresser im Handwerk.
Für kurze Texte in gutem Ton und in Menge setzen wir ChatGPT ein. Welches Modell wir für welche Arbeit wählen, steht im Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral.
03 Aufgabe 1: auf eine Anfrage die richtigen Rückfragen stellen
„Mein Boiler macht Geräusche, können Sie vorbeikommen?“ Bevor ein Monteur losfährt, braucht der Betrieb Angaben: Modell und Alter des Geräts, ein Foto des Typenschilds, die Adresse, ob jemand zu Hause ist. ChatGPT entwirft aus der Anfrage eine Antwort, die freundlich bestätigt und genau diese Fragen stellt, abgestimmt auf das Gewerk. Eine Anfrage für eine Badsanierung braucht andere Fragen als eine Störung an der Heizung.
Die Grenze: Ob es ein Notfall ist, entscheidet ein Mensch, der das Gewerk kennt. Ein Entwurf, der bei einem Wasserschaden nach dem Typenschild fragt, statt zu sagen, wo der Haupthahn ist, darf nicht hinausgehen.
04 Aufgabe 2: die Offerte verständlich machen
Die Offerte selbst kommt aus der Branchensoftware: Positionen, Mengen, Preise. Was oft fehlt, ist der Text dazu: Was ist in der Offerte enthalten, was nicht, was sind die zwei Varianten und worin unterscheiden sie sich? ChatGPT schreibt aus den Positionen und den Notizen von der Besichtigung einen Begleittext in der Sprache des Kunden, nicht in der Sprache des Katalogs.
Die Grenze: ChatGPT fasst keine Zahl an. Es darf keinen Preis nennen, der nicht in der Offerte steht, und keine Position weglassen. Wenn der Begleittext und die Offerte sich widersprechen, gilt die Offerte, aber der Kunde hat einen Grund zur Nachfrage. Wer verschickt, liest beides nebeneinander.
05 Aufgabe 3: der Arbeitsrapport aus Stichworten
„Siphon ersetzt, Ablauf gespült, Dichtung Eckventil erneuert, Kunde informiert wegen Rost an Zuleitung.“ So steht es im Handy. Für die Rechnung und für die Akte des Kunden braucht es einen Rapport in ganzen Sätzen, mit dem Hinweis auf die Zuleitung als Empfehlung. ChatGPT macht aus den Stichworten diesen Text, in der App direkt auf der Baustelle oder abends am Schreibtisch.
Die Grenze: Der Rapport enthält, was notiert wurde. Die Stunden, das Material und die Regiearbeit stehen im Rapport so, wie sie der Monteur erfasst hat. ChatGPT schätzt keine Stunden nach.
06 Aufgabe 4: freundlich mahnen und Reklamationen beantworten
Eine Rechnung ist seit Wochen offen. Die erste Erinnerung soll freundlich sein, die zweite bestimmt, und keine soll den Kunden verärgern, der nächstes Jahr wieder anruft. Ein Kunde reklamiert, dass die Fuge schon wieder reisst. ChatGPT entwirft beide Arten von Schreiben, sachlich und ohne Vorwurf, aus den Angaben des Betriebs.
Die Grenze: Ob eine Reklamation ein Garantiefall ist, entscheidet der Betrieb nach Werkvertrag und nach Augenschein. Ein Entwurf darf nichts anerkennen und nichts ablehnen. Und wenn eine Forderung in die Betreibung geht, schreibt nicht mehr ChatGPT.
07 Wo ChatGPT im Handwerk aufhört
Bei der Einsatzplanung. Welcher Monteur wann wohin fährt, ist Planung mit Verfügbarkeiten und Fahrzeiten. Das gehört in die Planungssoftware oder einen Workflow, nicht in einen Chat.
Bei der Diagnose aus dem Foto. ChatGPT kann ein Foto beschreiben. Ob ein Fleck an der Wand Schimmel, Kondenswasser oder ein Leck ist, entscheidet der Fachmann vor Ort.
Bei Lieferscheinen und Belegen. Gescannte Lieferscheine oder fotografierte Quittungen liest ChatGPT nach Angaben von OpenAI nicht zuverlässig aus. Für den Abgleich mit Rechnungen setzen wir eine Texterkennung ein.
Bei der Buchhaltung. Rechnungen stellt die Branchen- oder Buchhaltungssoftware. ChatGPT schreibt höchstens den Text der Begleitmail.
08 Datenstandort und Kundendaten
Ein Handwerksbetrieb kennt Dinge über seine Kunden, die in keinem Chat liegen sollten, der nicht dem Betrieb gehört: die Adresse, den Code für die Tür, die Zeit, in der niemand zu Hause ist, wo der Schlüssel hinterlegt ist. Solche Angaben braucht ChatGPT für keinen der Texte oben. Sie bleiben in der Branchensoftware.
Viele kleine Betriebe fangen mit einem privaten Plus-Konto an. Dort ist nach Angaben von OpenAI eingeschaltet, dass Unterhaltungen zum Training verwendet werden. Man kann es in den Einstellungen unter Datenkontrollen abschalten. Bei ChatGPT Business und bei der Schnittstelle ist es standardmässig ausgeschaltet. Vertragspartner in der Schweiz ist OpenAI Ireland, die Muttergesellschaft sitzt in den USA. Was das bedeutet, steht in US-Anbieter und Datenstandort.
09 Was der Betrieb voraussetzt
- Ein Konto, das dem Betrieb gehört. Ein Business-Arbeitsbereich, oder mindestens ein Konto, bei dem das Training abgeschaltet und dokumentiert ist, und keine Kundendaten in den privaten Konten der Monteure.
- Eine Branchensoftware mit Schnittstelle, wenn Anfragen und Rapporte automatisch fliessen sollen. Sonst bleibt es beim Kopieren.
- Vorlagen des Betriebs: wie Sie Kunden ansprechen, was eine Offerte immer enthält, wie die erste und die zweite Erinnerung klingen.
- Einen Freigabeschritt. Keine Nachricht geht an einen Kunden, die niemand gelesen hat.
- Eine kurze Regel für das Team, was in ChatGPT darf und was nicht. Eine Vorlage steht in Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
10 ChatGPT und ein Workflow nebeneinander
Eine Anfrage kommt über das Formular auf der Website. Der Workflow legt den Kunden in der Branchensoftware an und gibt die Anfrage über die Schnittstelle an ChatGPT, das die Antwort mit den Rückfragen entwirft. Am Morgen liegt der Entwurf bereit, der Inhaber liest und schickt. Nach dem Einsatz dasselbe mit dem Rapport. Das sind die Prozesse auf KI und Automatisierung im Handwerk. Womit wir solche Abläufe bauen, steht in Was ist n8n.
11 Was beim Handwerker bleibt
Was ein Auftrag kostet, wer wann kommt und ob eine Arbeit als abgeschlossen gilt. ChatGPT schreibt den Brief, den Beruf lernt es nicht.
12 Häufige Fragen
Reicht das kostenlose ChatGPT für unseren Betrieb?
Für Texte ohne Kundendaten ja. Sobald Namen, Adressen oder Aufträge hineingehen, nehmen Sie ein Konto, das dem Betrieb gehört und bei dem das Training abgeschaltet ist.
Kann ChatGPT unsere Offerten kalkulieren?
Nein. Preise und Positionen kommen aus Ihrer Kalkulation. ChatGPT erklärt die Offerte dem Kunden.
Schreibt ChatGPT auch Stelleninserate?
Ja, und es tut es gut, wenn Sie ihm sagen, was die Stelle wirklich ausmacht. Die Anforderungen und die Bedingungen legen Sie fest.
Unsere Monteure schreiben lieber nichts. Hilft das trotzdem?
Wenn Stichworte auch zu viel sind, ist eine Sprachnotiz der bessere Weg. Die Umwandlung von Sprache in Rapporte bauen wir dann als Workflow, mit einem Modell für die Transkription und ChatGPT für den Text.
Quellen
- OpenAI: Business data privacy, security, and compliance
- OpenAI Help Center: Data controls in ChatGPT
- OpenAI Help Center: How your data is used to improve model performance
- OpenAI Help Center: Data analysis with ChatGPT
- OpenAI: Europe privacy policy