Wofür Mistral in der Liegenschaftsverwaltung taugt: Belege für die Nebenkostenabrechnung erfassen, Anmeldeformulare lesen, Abnahmeprotokolle digitalisieren, die Eigentümerversammlung protokollieren.
01 Kurz gesagt
Eine Hausverwaltung lebt von Formularen und Belegen, und viele davon kommen noch auf Papier: Heizölrechnungen, Ablesekarten, Anmeldeformulare, Übergabeprotokolle mit Kreuzchen und Kugelschreiber. Die Texterkennung von Mistral macht daraus Daten für die Verwaltungssoftware und sagt zu jedem Wert, wie sicher sie ist. Voxtral macht aus der Aufnahme einer Eigentümerversammlung einen Text mit Sprechern. Mieterdaten gehen dabei zu einem Anbieter mit Sitz in Europa. Die Abrechnung rechnet weiter die Software, und entscheiden tut weiter die Bewirtschaftung.
02 Wo das Papier in der Verwaltung liegt
Zweimal im Jahr ist Hochbetrieb: bei der Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung und bei den Mieterwechseln. Für die Abrechnung werden Belege eines ganzen Jahres zusammengetragen und verbucht. Beim Mieterwechsel kommen Anmeldungen, Unterlagen der Interessenten und das Protokoll der Wohnungsübergabe. Die Zeitfresser im Betrieb von Gebäuden stehen in Die fünf Zeitfresser im Facility Management, einer davon heisst „Unterlagen verwalten“.
Belege und Formulare mit Kugelschreiber sind ein Fall für Texterkennung, und dafür wählen wir in der Verwaltung Mistral. Antworten an Mieter schreibt bei uns ein anderes Modell. Die Arbeitsteilung steht im Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral.
03 Aufgabe 1: Belege für die Nebenkostenabrechnung erfassen
Heizöl, Hauswartung, Gartenpflege, Liftwartung, Allgemeinstrom, Wasser: Die Rechnungen eines Jahres liegen als PDF und als Papier vor. Mistral OCR liest jede und gibt mit einer Feldvorgabe Lieferant, Datum, Leistungszeitraum, Betrag und Liegenschaft zurück, jeden Wert mit Konfidenz. Der Workflow ordnet den Beleg der Liegenschaft und der Kostenart zu und legt ihn zur Verbuchung bereit.
Die Grenze: Ob ein Beleg überhaupt als Nebenkosten abgerechnet werden darf, hängt am Mietvertrag. In der Schweiz dürfen Nebenkosten nur verlangt werden, wenn sie vereinbart sind. Diese Prüfung macht die Bewirtschaftung, nicht die Texterkennung. Und die Verteilung auf die Wohnungen rechnet die Verwaltungssoftware.
04 Aufgabe 2: Anmeldeformulare der Mietinteressenten lesen
Für eine ausgeschriebene Wohnung kommen Anmeldungen herein, viele davon von Hand ausgefüllt und fotografiert: Personalien, Arbeitgeber, Einkommen, Haushaltsgrösse, Haustiere, dazu der Auszug aus dem Betreibungsregister. Die Texterkennung überträgt die Angaben in eine Übersicht, die Bewirtschaftung vergleicht die Bewerbungen darin statt auf dem Papierstapel.
Die Grenze: Die Auswahl der Mieter ist eine Entscheidung der Verwaltung und des Eigentümers, keine Rangliste eines Modells. Der Workflow sortiert nicht nach Einkommen und schlägt niemanden vor. Und wer nicht zum Zug kommt, dessen Unterlagen werden gelöscht, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, auch aus dem Ablauf.
05 Aufgabe 3: Übergabeprotokolle digitalisieren
Bei der Wohnungsabnahme füllt der Bewirtschafter ein Protokoll aus: Raum für Raum, Zustand angekreuzt, Mängel von Hand notiert, Unterschriften beider Parteien. Die Texterkennung von Mistral liest Formular, Ankreuzfelder und Handschrift und gibt eine Mängelliste nach Raum zurück. Aus ihr entstehen Aufträge an Handwerker und der Vergleich mit dem Protokoll beim Einzug.
Die Grenze: Das unterschriebene Protokoll ist das Beweismittel, nicht die erkannte Liste. Bei Streit über einen Schaden gilt, was auf dem Papier steht und was beide unterschrieben haben. Unsichere Einträge prüft der Bewirtschafter, der dabei war.
06 Aufgabe 4: die Eigentümerversammlung protokollieren
Viele Verwaltungen führen die Versammlungen von Stockwerkeigentümergemeinschaften oder Wohnungseigentümergemeinschaften und schreiben das Protokoll. Voxtral, das Transkriptionsmodell von Mistral, schreibt eine Aufnahme mit, unterscheidet die Sprecher und setzt Zeitmarken. Aus dem Transkript entsteht der Entwurf des Protokolls mit Traktanden, Anträgen und Abstimmungsergebnissen.
Die Grenze: Die Aufnahme braucht die Zustimmung der Versammlung. Schweizerdeutsch führt Mistral nicht als eigene Sprache, Deutsch schon. Und Beschlüsse, Quoren und Stimmenverhältnisse trägt der Protokollführer ein und prüft sie. Ein Protokoll, auf das sich eine Anfechtung stützt, darf keinen Fehler einer Transkription enthalten.
07 Wo Mistral in der Verwaltung aufhört
Bei der Abrechnung. Verteilschlüssel, Akontozahlungen und Saldi rechnet die Verwaltungssoftware.
Bei der Mieterkorrespondenz. Antworten auf Anfragen und Rundschreiben entwerfen wir mit einem Modell, das wir für Korrespondenz einsetzen. Mistral kann auch schreiben, aber hier setzen wir es für das Lesen ein.
Bei Formvorschriften. Mietzinserhöhungen und Kündigungen gehen auf amtlichen Formularen hinaus. Die entstehen in der Verwaltungssoftware.
Bei der Auswahl. Kein Modell entscheidet, wer eine Wohnung bekommt.
08 Datenstandort und Mieterdaten
Eine Mietanmeldung gehört zu den heikelsten Dokumenten, die eine Verwaltung erhält: Einkommen, Arbeitgeber, Betreibungen, Familienverhältnisse. Wer sie durch eine Texterkennung schickt, gibt sie einem Auftragsbearbeiter. Deshalb ist die Frage, wer das ist, hier keine Nebensache.
Mistral AI hat seinen Sitz in Paris und hostet Daten nach eigenen Angaben standardmässig in der EU. Mistral schreibt auch, dass einzelne Funktionen Daten vorübergehend an Unterauftragnehmer ausserhalb der EU geben können. Für die Schnittstelle setzen wir den Schalter gegen die Verwendung zur Verbesserung der Modelle bei jeder Einrichtung. Was das Schweizer DSG für Auftragsbearbeitung und Bekanntgabe ins Ausland verlangt, steht in KI unter Schweizer Datenschutzrecht einsetzen, was der Sitz eines Anbieters bedeutet, in US-Anbieter und Datenstandort.
09 Was der Betrieb voraussetzt
- Eine Verwaltungssoftware mit Schnittstelle, damit Belege und Mängel dort ankommen, wo gebucht und beauftragt wird.
- Einheitliche Formulare. Ein eigenes Übergabeprotokoll und ein eigenes Anmeldeformular lesen sich besser als fünf verschiedene.
- Eine Löschregel für Unterlagen von Interessenten, die keine Wohnung bekommen, auch in den Zwischenschritten des Ablaufs.
- Eine Schwelle für die Konfidenz, unter der ein Wert zur Prüfung geht.
- Ein Konto bei Mistral Studio mit gesetztem Schalter, und eine interne Richtlinie. Eine Vorlage steht in Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
10 Mistral und ein Workflow nebeneinander
Belege kommen per Mail, per Scan vom Hauswart oder per Post. Der Workflow gibt jeden an Mistral OCR, ordnet ihn Liegenschaft und Kostenart zu und legt ihn in der Verwaltungssoftware zur Verbuchung bereit. Unsichere Beträge kommen auf eine Liste für die Buchhaltung. Wenn die Abrechnung ansteht, liegen die Belege des Jahres schon geordnet vor. Das ist der Prozess Nebenkostenabrechnung auf KI für Hausverwaltung und Facility Management. Womit wir das bauen, steht in Was ist n8n.
11 Was bei der Verwaltung bleibt
Wer eine Wohnung bekommt, was abgerechnet wird und welcher Schaden dem ausziehenden Mieter belastet wird. Mistral liest die Formulare, die Verwaltung entscheidet.
12 Häufige Fragen
Dürfen wir Betreibungsauszüge durch eine Texterkennung schicken?
Mit einem Vertrag zur Auftragsbearbeitung, einem Zweck und einer Löschregel ja. Ohne diese drei nicht. Oft reicht es, nur festzuhalten, ob ein Auszug vorliegt und ob er Einträge hat.
Liest Mistral auch Ablesekarten der Heizkostenverteiler?
Wenn sie als Scan oder Foto vorliegen, ja. Wo der Messdienstleister die Werte ohnehin digital liefert, holen wir sie dort.
Ersetzt das unsere Verwaltungssoftware?
Nein. Die erkannten Daten gehen in die Software, die Sie haben.
Warum nicht gleich alles mit ChatGPT?
Für Mieterpost setzen wir ChatGPT ein. Für gescannte Formulare mit Handschrift und für Mieterdaten, die möglichst bei einem europäischen Anbieter bleiben sollen, wählen wir Mistral.
Quellen
- Mistral Docs: OCR Processor
- Mistral AI: Introducing Mistral OCR 3
- Mistral AI: Voxtral Transcribe 2
- Mistral Help Center: Where do you store my data or my Organization's data?
- Mistral Help Center: Can I opt out of my input or output data being used for training?
- Mistral AI: Legal Notice