Wofür ChatGPT in der Liegenschaftsverwaltung taugt: Mieteranfragen beantworten, Rundschreiben verfassen, Nebenkosten erklären. Und wo Formvorschriften des Mietrechts ihm die Feder aus der Hand nehmen.
01 Kurz gesagt
Eine Hausverwaltung schreibt jeden Tag an Mieterinnen und Mieter, und das meiste davon ist Routine mit Taktgefühl. Dafür taugt ChatGPT: Antworten auf Anfragen, Rundschreiben vor Unterhaltsarbeiten, Erklärungen zur Nebenkostenabrechnung. Wo das Mietrecht eine Form vorschreibt, etwa bei Mietzinserhöhung und Kündigung, entwirft es höchstens das Begleitschreiben. Und Mieterdaten gehören nur unter einem Geschäftsvertrag hinein.
02 Wo die Woche einer Bewirtschafterin hängt
Die Bewirtschaftung ist Kommunikation mit vielen Parteien: Mieter, Eigentümer, Hauswarte, Handwerker. Mieteranfragen kommen per Mail und Formular, jede muss dem Objekt zugeordnet und beantwortet werden. Dazu kommen die Termine im Jahr, die jedes Mal eine Welle von Post auslösen: Nebenkostenabrechnung, Anpassung an den Referenzzinssatz, Unterhaltsarbeiten. Die Zeitfresser im Betrieb von Gebäuden stehen in Die fünf Zeitfresser im Facility Management.
Mieterantworten gehören zu den Aufgaben, für die wir ChatGPT einsetzen: Ton und Menge, nicht Tiefe. Die Arbeitsteilung steht im Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral.
03 Aufgabe 1: Mieteranfragen beantworten
Der Wasserhahn tropft, die Nachbarn sind laut, der Parkplatz ist besetzt, die Waschküche ist nicht fair eingeteilt. Aus der Anfrage, den Angaben zum Objekt und den Regeln der Verwaltung entwirft ChatGPT eine Antwort: freundlich, mit dem nächsten Schritt, ohne Zusagen, die niemand machen darf. Wer die Anfrage in einer anderen Sprache schreibt, bekommt die Antwort in ihr.
Die Grenze: Viele Anfragen sind im Kern Mängelanzeigen, und eine Mängelanzeige löst Pflichten des Vermieters aus. Ob etwas ein Mangel ist und was die Verwaltung dazu schreibt, entscheidet die Bewirtschaftung. ChatGPT darf eine Anfrage nicht mit einem Satz abtun, der später als Ablehnung gilt.
04 Aufgabe 2: Rundschreiben vor Unterhaltsarbeiten
Die Fassade wird eingerüstet, das Wasser wird abgestellt, die Tiefgarage wird gereinigt. Die Mieter brauchen rechtzeitig eine Information mit Dauer, Einschränkungen und Ansprechperson. ChatGPT entwirft das Rundschreiben aus den Angaben des Unternehmers und den Hausregeln, dazu eine kurze Fassung für den Aushang im Treppenhaus.
Die Grenze: Die Fakten, also Daten, Zeiten und betroffene Wohnungen, kommen vom Unternehmer und aus dem Objektdossier. Eine erfundene Uhrzeit auf einem Aushang ist schlimmer als kein Aushang.
05 Aufgabe 3: die Nebenkostenabrechnung erklären
Nach dem Versand der Abrechnung kommen die Fragen: Warum sind die Heizkosten gestiegen? Was ist der Verteilschlüssel? Warum zahle ich für den Lift im Erdgeschoss? Aus der Abrechnung des Objekts und dem Mietvertrag entwirft ChatGPT eine verständliche Erklärung für genau diese Wohnung.
Die Grenze: Die Abrechnung selbst rechnet die Verwaltungssoftware, nicht ein Sprachmodell. ChatGPT erklärt, was dort steht. Findet es dabei einen Widerspruch, ist das ein Hinweis für die Bewirtschaftung, keine Korrektur.
06 Aufgabe 4: Mietzinsanpassung und Kündigung, nur das Begleitschreiben
Sinkt oder steigt der Referenzzinssatz, gehen Schreiben an viele Mieter gleichzeitig. In der Schweiz muss eine Mietzinserhöhung auf dem amtlich genehmigten Formular mitgeteilt und begründet werden, sonst ist sie nichtig. Dasselbe Formular gilt für die Kündigung von Wohnräumen durch den Vermieter. In Deutschland hat das Mieterhöhungsverlangen eigene Form- und Begründungspflichten.
ChatGPT füllt kein amtliches Formular aus und ersetzt es nicht. Es entwirft das Begleitschreiben, das in verständlichen Worten erklärt, was sich ändert und warum.
Die Grenze: Ob die Anpassung zulässig ist und wie sie berechnet wird, entscheiden die Verwaltung und ihre Software. Ein Fehler im Formular lässt sich durch ein gut formuliertes Begleitschreiben nicht heilen.
07 Wo ChatGPT in der Verwaltung aufhört
Bei Formvorschriften, siehe oben.
Bei Streit. Sobald eine Schlichtungsbehörde oder ein Anwalt im Spiel ist, schreibt die Verwaltung selbst. Jeder Satz kann dann als Beweis dienen.
Bei Belegen. Heizölrechnungen, Zählerablesungen und Hauswartsrapporte auf Papier liest ChatGPT nach Angaben von OpenAI nicht zuverlässig aus. Für gescannte Belege setzen wir eine Texterkennung ein.
Beim Eigentümer. Die Berichterstattung an Eigentümer oder die Stockwerkeigentümergemeinschaft ist eine eigene Aufgabe, mit eigenen Zahlen. ChatGPT kann formulieren, die Zahlen kommen aus der Buchhaltung.
08 Datenstandort und Mieterdaten
Die Mieterkorrespondenz enthält, was Menschen einer Verwaltung anvertrauen: Krankheit als Grund für eine späte Zahlung, Trennung als Grund für einen Auszug, Streit mit Nachbarn. Das sind Personendaten, zum Teil solche, die das Schweizer DSG als besonders schützenswert behandelt, etwa Gesundheitsdaten. Was das verlangt, steht in KI unter Schweizer Datenschutzrecht einsetzen.
Bei ChatGPT Business, Enterprise und der Schnittstelle werden Eingaben nach Angaben von OpenAI standardmässig nicht zum Training verwendet, bei privaten Konten schon, bis jemand es abschaltet. Für Business-Arbeitsbereiche lässt sich der Speicherort Europa wählen, OpenAI hält aber befristet eine Kopie in den USA. Deshalb geben wir im Workflow nur das an das Modell, was die Antwort braucht, und ersetzen Namen, wo die Antwort sie nicht braucht. Anbieter bleibt OpenAI mit Muttergesellschaft in den USA, siehe US-Anbieter und Datenstandort.
09 Was der Betrieb voraussetzt
- Ein Geschäftskonto oder die Schnittstelle. Keine Mieterpost in privaten Konten.
- Eine Verwaltungssoftware mit Schnittstelle, damit Anfrage, Objekt und Mietvertrag zusammenkommen, ohne dass jemand sie in den Chat kopiert.
- Textbausteine der Verwaltung, geprüft und aktuell: Hausordnung, Waschküchenregeln, Standardantworten. ChatGPT formuliert besser, wenn es weiss, was die Verwaltung sonst sagt.
- Eine Liste der Schreiben, die ChatGPT nie entwirft: Formulare, Kündigungen, Antworten in Streitfällen.
- Eine interne Richtlinie. Eine Vorlage steht in Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
10 ChatGPT und ein Workflow nebeneinander
Eine Mieteranfrage kommt per Mail. Der Workflow erkennt Objekt und Wohnung, holt die Angaben aus der Verwaltungssoftware und übergibt Anfrage und Kontext über die Schnittstelle an ChatGPT. Der Entwurf landet bei der zuständigen Bewirtschafterin, die ihn prüft, ändert und schickt. Ist die Anfrage eine Störung, legt der Workflow zusätzlich einen Auftrag an. Das sind die Prozesse auf KI für Hausverwaltung und Facility Management. Womit wir solche Abläufe bauen, steht in Was ist n8n.
11 Was bei der Verwaltung bleibt
Ob ein Mangel anerkannt wird, ob ein Mietzins angepasst wird und wie mit einem Mieter in Schwierigkeiten umgegangen wird. ChatGPT findet den Ton, die Entscheidung trifft die Bewirtschaftung.
12 Häufige Fragen
Kann ChatGPT unsere Mietzinserhöhungen erstellen?
Nein, nicht die Erhöhung selbst. Sie gehört auf das amtliche Formular und wird von der Verwaltungssoftware berechnet. ChatGPT schreibt den erklärenden Brief dazu.
Merken Mieter, dass eine Maschine antwortet?
Wenn niemand redigiert, manchmal. Die Antwort geht deshalb über den Tisch einer Person, die den Mieter kennt oder das Dossier liest.
Dürfen wir Mieterdaten in ChatGPT eingeben?
Unter einem Geschäftsvertrag und im Rahmen Ihrer Richtlinie, ja, beschränkt auf das, was die Antwort braucht. Besonders schützenswerte Angaben, etwa zur Gesundheit, lassen wir weg, wo es geht.
Beantwortet ChatGPT Anfragen auch nachts von selbst?
Technisch wäre das möglich. Wir bauen es nicht so, weil jede Antwort einer Verwaltung Folgen haben kann. Nachts entsteht der Entwurf, am Morgen gibt ihn jemand frei.
Quellen
- OpenAI: Business data privacy, security, and compliance
- OpenAI Help Center: Data controls in ChatGPT
- OpenAI Help Center: Where your ChatGPT Business content is stored
- OpenAI Help Center: Data analysis with ChatGPT
- Schweizerisches Obligationenrecht: Art. 269d OR, Mietzinserhöhungen