Wofür ChatGPT im Maklerbüro taugt: Anfragen beantworten, Besichtigungen nachfassen, Inseratstexte in Varianten schreiben. Und warum es dafür ein Geschäftskonto braucht.
01 Kurz gesagt
ChatGPT ist das Werkzeug, das wir einsetzen, wenn viele kurze Texte in gutem Ton entstehen müssen. Im Maklerbüro ist das die Korrespondenz mit Interessenten: die erste Antwort auf eine Portalanfrage, die Nachricht nach der Besichtigung, die freundliche Absage. ChatGPT entwirft, der Makler schickt. Fakten zum Objekt erfindet es nicht, wenn man sie ihm gibt, und es erfindet sie, wenn man sie ihm nicht gibt.
02 Wo die Woche eines Maklers hängt
Verkauft wird im Gespräch. Davor und danach liegen Nachrichten: Portalanfragen am Sonntagabend, Rückfragen zum Besichtigungstermin, Nachfassen bei Interessenten, die sich nicht mehr melden, Absagen an die zwanzig, die das Objekt nicht bekommen. Jede einzelne ist schnell geschrieben, zusammen füllen sie den halben Tag. Die fünf Zeitfresser dieser Arbeit stehen in Die fünf Zeitfresser bei Maklern.
Diese Nachrichten verlangen Ton und Menge, nicht Tiefe. Dafür setzen wir ChatGPT ein. Wenn eine Antwort dagegen aus hundert Seiten Reglement und Protokollen stammen muss, ist das ein anderes Werkzeug: Claude für Immobilienmakler. Die Arbeitsteilung steht im Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral.
03 Aufgabe 1: die erste Antwort auf eine Anfrage
Eine Anfrage über ein Portal enthält selten mehr als einen Namen, eine Mailadresse und einen Satz. Die Antwort soll trotzdem persönlich klingen, die nächsten Schritte nennen und die zwei, drei Fragen stellen, die der Makler vor einer Besichtigung braucht: Finanzierung geklärt? Eigennutzung oder Anlage? Zeitrahmen? ChatGPT entwirft diese Antwort aus der Anfrage und den Eckdaten des Objekts, die der Makler oder das CRM mitgibt.
Die Grenze: ChatGPT weiss nichts über das Objekt, das nicht im Auftrag steht. Fragt ein Interessent nach dem Erneuerungsfonds und die Zahl fehlt im Kontext, schreibt ein Sprachmodell im ungünstigen Fall eine plausible. Deshalb bekommt ChatGPT nur die Fakten, die im Objektdossier freigegeben sind, und der Entwurf markiert, was es nicht beantworten kann.
04 Aufgabe 2: nach der Besichtigung nachfassen
Nach einer Besichtigung mit acht Parteien entstehen acht Nachrichten, die sich ähneln und doch nicht gleich sein dürfen. Wer nach dem Keller gefragt hat, soll die Antwort zum Keller bekommen. Aus den Notizen des Maklers, auch in Stichworten, entwirft ChatGPT je Interessent eine Nachricht mit den offenen Punkten und dem nächsten Schritt.
In einem Projekt in ChatGPT lassen sich dafür die Unterlagen eines Objekts, die Hausregeln des Büros für den Ton und die Standardformulierungen ablegen. Jeder neue Chat im Projekt startet mit diesem Kontext, statt ihn jedes Mal neu zu erklären.
Die Grenze: Die Notizen müssen von der Besichtigung stammen, nicht aus dem Gedächtnis danach. Was der Makler nicht notiert hat, steht auch in keiner Nachricht.
05 Aufgabe 3: Inseratstexte in Varianten
Ein Objekt braucht mehrere Fassungen desselben Textes: das ausführliche Inserat auf dem Portal, die kurze Fassung für die eigene Website, einen Beitrag für soziale Medien, eine englische Fassung für Interessenten, die kein Deutsch sprechen. ChatGPT schreibt diese Varianten aus einem freigegebenen Grundtext und hält Länge und Ton je Kanal ein.
Die Grenze: Die Varianten dürfen nur umformulieren, nicht ergänzen. Aus „fünf Minuten zur Haltestelle“ darf nicht „zentral gelegen“ werden, wenn das nicht stimmt. Ein Inserat behauptet Tatsachen, für die der Makler geradesteht. Wer die Varianten freigibt, liest sie gegen den Grundtext.
06 Aufgabe 4: Absagen und Reservationsbestätigungen
Wenn ein Objekt vergeben ist, bekommen alle anderen eine Absage. Sie soll höflich sein, den Interessenten im Suchprofil halten und nichts über den Käufer oder den Preis verraten. Die Reservationsbestätigung an den Käufer dagegen muss die vereinbarten Punkte korrekt wiedergeben. ChatGPT entwirft beides aus den Angaben im CRM.
Die Grenze: Eine Reservationsvereinbarung ist ein Vertragsdokument, in der Schweiz mit eigenen Formfragen rund um den späteren Kaufvertrag beim Notar. ChatGPT schreibt die Begleitmail, nicht die Vereinbarung.
07 Wo ChatGPT im Maklerbüro aufhört
Bei den Objektunterlagen. Ein Reglement, Protokolle mehrerer Jahre oder ein Mieterspiegel lassen sich in ChatGPT hochladen. Für Antworten, die jede Aussage mit Dokument und Seite belegen müssen, setzen wir Claude ein.
Beim Preis. ChatGPT kennt weder Ihren Markt noch Ihre Vergleichsobjekte. Eine Preisschätzung aus dem Chat ist eine Vermutung in gutem Deutsch.
Beim Versand. Aus dem Chatfenster geht keine Mail an einen Interessenten. Den Versand, das Anlegen im CRM und die Erinnerung an den Termin erledigt ein Workflow. ChatGPT sitzt darin an der Stelle, an der der Text entsteht.
Bei gescannten Unterlagen. OpenAI schreibt selbst, dass ChatGPT Werte aus gescannten Dateien und bildbasierten Tabellen nicht zuverlässig ausliest. Einen Grundbuchauszug als Foto schicken wir zuerst durch eine Texterkennung.
08 Datenstandort und Interessentendaten
Jede Anfrage enthält Personendaten: Name, Mailadresse, oft die Finanzierungssituation und die Familienverhältnisse. Die Frage ist deshalb nicht, ob Personendaten in ChatGPT gelangen, sondern unter welchem Vertrag.
Bei ChatGPT Free, Plus und Pro, also privaten Konten, ist die Weitergabe zum Training nach Angaben von OpenAI standardmässig eingeschaltet und lässt sich in den Einstellungen abschalten. Bei ChatGPT Business und Enterprise sowie bei der Schnittstelle werden Eingaben standardmässig nicht zum Training verwendet. Ein Mitarbeiter, der Interessentenmails in sein privates Plus-Konto kopiert, hat die Frage für Ihr Büro also anders beantwortet, als Sie es würden.
Vertragspartner für Nutzer in der Schweiz und im EWR ist OpenAI Ireland. Die Muttergesellschaft sitzt in den USA, und OpenAI verarbeitet nach eigener Datenschutzerklärung auch ausserhalb Europas. Was das bedeutet, steht in US-Anbieter und Datenstandort, was das Schweizer DSG verlangt, in KI unter Schweizer Datenschutzrecht einsetzen.
09 Was der Betrieb voraussetzt
- Ein Business-Arbeitsbereich statt privater Konten. Dort liegt die Verwaltung der Nutzer beim Büro, und der Ausschluss vom Training gilt ohne dass jeder einzeln daran denken muss.
- Freigegebene Objektdaten an einem Ort. Ein Dossier je Objekt im CRM, aus dem ChatGPT die Fakten bekommt. Was dort nicht steht, soll auch in keiner Antwort stehen.
- Hausregeln für den Ton, schriftlich: Sie oder Du, Unterschrift, was nie zugesagt wird. Sie gehören in die Anweisungen des Projekts.
- Ein Freigabeschritt. Keine Nachricht geht ohne Blick des Maklers hinaus.
- Eine Regel für das Team, welche Werkzeuge mit Interessentendaten benutzt werden dürfen. Eine Vorlage steht in Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
10 Wie das in einem Workflow aussieht
Eine Anfrage kommt über das Portal herein. Der Workflow legt den Kontakt im CRM an, holt die Eckdaten des Objekts und gibt beides über die Schnittstelle an ein Modell von OpenAI. Der Antwortentwurf landet im CRM beim Kontakt, der Makler bekommt eine Nachricht, liest, ändert und schickt. Nach der Besichtigung dasselbe mit den Notizen. Das sind die Prozesse auf KI für Immobilienmakler. Womit wir solche Abläufe bauen, steht in Was ist n8n.
11 Was beim Makler bleibt
Wem das Objekt gezeigt wird, was einem Interessenten zugesagt wird und wer den Zuschlag bekommt. ChatGPT schreibt die Nachricht, die Beziehung führt der Makler.
12 Häufige Fragen
Merken Interessenten, dass die Antwort aus ChatGPT kommt?
Wenn niemand redigiert, oft ja: Die Texte klingen glatt und ähnlich. Deshalb gehören die eigenen Hausregeln in die Anweisungen, und der Makler ändert vor dem Versand, was nicht nach ihm klingt.
Reicht ein Plus-Konto für das ganze Büro?
Nein. Ein privates Konto gehört einer Person, Training ist dort standardmässig eingeschaltet, und das Büro hat keine Verwaltung darüber. Für Kundendaten nehmen wir einen Business-Arbeitsbereich oder die Schnittstelle.
Kann ChatGPT direkt in unser CRM schreiben?
Über die Konnektoren in ChatGPT sind einige verbreitete Ablagen erreichbar, Maklersoftware gehört meist nicht dazu. Den Weg ins CRM baut der Workflow, über die Schnittstelle Ihrer Software.
Bleiben die Interessentendaten in Europa?
Für Business-Arbeitsbereiche lässt sich der Speicherort der Inhalte wählen, Europa ist möglich. OpenAI schreibt aber, dass eine Kopie jeder Eingabe und Antwort befristet in den USA liegt und die Auswahl nicht festlegt, wo die Antworten berechnet werden.
Quellen
- OpenAI: Business data privacy, security, and compliance
- OpenAI Help Center: Data controls in ChatGPT
- OpenAI Help Center: Where your ChatGPT Business content is stored
- OpenAI Help Center: Projects in ChatGPT
- OpenAI Help Center: Data analysis with ChatGPT
- OpenAI: Europe privacy policy