Eine brauchbare KI-Richtlinie beantwortet fünf Fragen. Was länger ist als zwei Seiten, liest niemand.
| Länge | Zwei Seiten |
| Zielgruppe | Alle, die mit Dokumenten arbeiten — nicht nur die IT |
| Prüfung | Zweimal jährlich oder wenn sich ein Werkzeug ändert |
01 Welche Werkzeuge sind zugelassen?
Mit Namen, nicht als Kategorie. Eine Liste mit drei zugelassenen Werkzeugen wird befolgt, ein Grundsatz über geeignete Werkzeuge nicht. Welches Modell wir wofür einsetzen: KI-Modelle und Datenstandort.
02 Welche Daten dürfen hinein?
Nennen Sie, was nicht hinein darf: Personendaten von Mietenden und Bewerbenden, unveröffentlichte Konditionen, alles unter Geheimhaltungsvereinbarung. Alles andere ist erlaubt. Was das Datenschutzgesetz dazu verlangt: KI unter Schweizer Datenschutzrecht einsetzen.
03 Wer gibt ein Ergebnis frei, bevor es verwendet wird?
Nach Rolle und nach Art des Ergebnisses. So muss niemand raten, wer freigibt.
04 Wie lange werden Unterlagen aufbewahrt, und wo?
Ein Satz zu Aufbewahrungsdauer und Ort. Bei einer Prüfung wird zuerst danach gefragt.
05 Wen fragt man, wenn die Antwort unklar ist?
Eine benannte Rolle. Fehlt sie, werden unklare Fälle stillschweigend so entschieden, wie es schneller geht.
Der Satz, der den meisten Richtlinien fehlt
Eine Richtlinie, die nicht sagt, wer ein Ergebnis freigibt, hat nichts entschieden — sie hat eine Hoffnung beschrieben.
Zwei Seiten — und das Team kann handeln. Wir schreiben die Richtlinie parallel zum ersten Ablauf. Sie beschreibt, was passiert, nicht was beabsichtigt ist.