Zeit geht nicht im Kerngeschäft verloren – sondern in der Koordination.
Der Arbeitstag heute
Betrieben werden Gebäude, gesteuert wird über Meldungen. Störungen, Wartungen, Dienstleister, Unterlagen und Verbräuche laufen parallel. Wer sie zusammenhält, arbeitet den ganzen Tag an der Koordination.
Zeitfresser 01 — Meldungen aufnehmen
Störungen kommen per Telefon, Mail und Formular. Jede muss erfasst, priorisiert, zugewiesen und nachverfolgt werden – und das meist sofort.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 02 — Wartungen planen
Wartungsintervalle, Prüfungen und wiederkehrende Aufgaben stehen in Verträgen und Listen. Sie im Blick zu behalten heisst, sie regelmässig nachzuschlagen.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 03 — Dienstleister koordinieren
Externe Firmen brauchen Aufträge, Termine und Zugang. Status und Rückmeldungen kommen über verschiedene Kanäle zurück und müssen zusammengeführt werden.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 04 — Unterlagen verwalten
Verträge, Prüfberichte, Pläne und Wartungsunterlagen gehören zum Objekt, liegen aber oft nicht dort. Bei einer Prüfung wird zuerst danach gefragt.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 05 — Verbräuche auswerten
Energieverbräuche, Betriebskosten und Rechnungen kommen aus verschiedenen Quellen. Sie zu vergleichen ist Handarbeit in der Tabellenkalkulation.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Was sich davon automatisieren lässt
Störungen · Wartung · Dienstleister · Dokumente & Objekte · Kosten & Verbrauch
01 Störungs- & Ticketmanagement — Meldungen automatisch erfassen, priorisieren, zuständigen Personen zuweisen und nachverfolgen.
02 Wartung & Instandhaltung — Wartungsintervalle, Prüfungen und wiederkehrende Aufgaben automatisch planen und überwachen.
03 Dienstleister- & Auftragsmanagement — Externe Firmen koordinieren, Aufträge dokumentieren und Status sowie Rückmeldungen zentral erfassen.
04 Dokumenten- & Objektmanagement — Verträge, Prüfberichte, Pläne, Wartungsunterlagen und Gebäudedaten strukturiert verwalten und schnell auffindbar machen.
05 Kosten- & Verbrauchscontrolling — Energieverbräuche, Betriebskosten, Rechnungen und Budgets automatisch zusammenführen und auswerten.
Was beim Menschen bleibt
Freigaben, Verhandlung und Urteil. Welche Störung vorgezogen wird und welcher Dienstleister den Auftrag bekommt, entscheiden Sie.
Wie SAITS diese fünf Prozesse umsetzt: KI für Hausverwaltung und Facility Management.
Ob sich einer davon lohnt, zeigen vier Tests. Wie der erste Ablauf entsteht: Wie ein erster Workflow in vier Wochen entsteht.