Zeit geht nicht im Kerngeschäft verloren – sondern in der Koordination.
Der Arbeitstag heute
Entworfen und geplant wird zwischen Terminen. Dazwischen liegen Dokumente suchen, E-Mails sortieren, Informationen übertragen und Vorgänge nachhalten. Die Planung selbst bekommt den Rest.
Zeitfresser 01 — Ausschreibungen prüfen
Relevante Ausschreibungen zu erkennen heisst, viele irrelevante zu lesen. Die Unterlagen sind lang, die Kriterien stehen verstreut darin.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 02 — Pläne und Protokolle suchen
Pläne, Verträge und Protokolle liegen in Projektordnern, Mailanhängen und auf Laufwerken. Gesucht wird nach Erinnerung, nicht nach Struktur.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 03 — Meetings nachbereiten
Aus jedem Termin fallen Aufgaben und Entscheidungen an. Sie zu notieren, zuzuordnen und zu verteilen kostet regelmässig mehr Zeit als der Termin selbst.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 04 — Fristen überwachen
Termine, Fristen und Projektstände verteilen sich über Projekte und Beteiligte. Wer sie im Blick behalten will, prüft sie von Hand nach.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 05 — Referenzen zusammenstellen
Für jede Bewerbung werden dieselben Referenzprojekte neu gesucht, neu beschrieben und neu formatiert. Die Inhalte sind vorhanden, nur nicht auffindbar.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Was sich davon automatisieren lässt
Ausschreibungen · Dokumente & Wissen · Kommunikation · Projektcontrolling · Angebote & Referenzen
01 Ausschreibungen finden & qualifizieren — Relevante Ausschreibungen erkennen, Unterlagen auslesen und nach passenden Kriterien vorsortieren.
02 Dokumenten- & Wissensmanagement — Pläne, Verträge, Protokolle und Projektwissen zentral strukturieren und schnell auffindbar machen.
03 Projektkommunikation & Protokolle — Meetings zusammenfassen, Aufgaben und Entscheidungen automatisch erfassen und zuordnen.
04 Projektcontrolling & Fristenmanagement — Budgets, Stunden, Termine, Fristen und Projektstände automatisch überwachen und auswerten.
05 Angebote, Bewerbungen & Referenzen — Inhalte aus bestehenden Daten übernehmen und passende Referenzprojekte automatisch zusammenstellen.
Was beim Menschen bleibt
Freigaben, Verhandlung und Urteil. Der Entwurf, die fachliche Bewertung und die Entscheidung, welche Bewerbung abgegeben wird, bleiben bei Ihnen.
Wie SAITS diese fünf Prozesse umsetzt: KI für Architekten und Ingenieurbüros.
Ob sich einer davon lohnt, zeigen vier Tests. Wie der erste Ablauf entsteht: Wie ein erster Workflow in vier Wochen entsteht.