Ein durchgerechnetes Beispiel – und die Fälle, in denen sich die Rechnung nicht trägt.
Die Werte im Beispiel variieren von Kunde zu Kunde. Sie stehen offen da, damit Sie sie durch Ihre eigenen ersetzen können.
01 Warum die meisten Rechnungen nicht stimmen
Sie vergleichen den Preis der Software mit einem Gefühl statt mit gemessenen Stunden.
02 Die drei Kostenblöcke
Einmalige Umsetzung, laufender Betrieb und der interne Aufwand bei Ihnen. Der dritte wird meist vergessen.
03 Kostenblock 1: die Umsetzung
Der Preis für den ersten Ablauf steht fest, bevor gebaut wird.
04 Kostenblock 2: der Betrieb
Laufende Betreuung deckt Überwachung, Anpassung und die Fälle ab, die der Ablauf noch nicht kennt. Sie kostet ab CHF 800 · ab 800 € pro Monat, je nach Umfang.
05 Kostenblock 3: Ihr eigener Aufwand
Gesprächszeit, Beispieldokumente, Zugriffe und die Freigabe – zusammen einige Tage, verteilt über vier Wochen.
06 Die Ersparnis: nur gemessene Stunden zählen
Wie viele Stunden pro Woche bindet der Prozess heute? Ohne diesen Ausgangswert gibt es keine Rechnung, nur eine Hoffnung. Ob der Prozess die übrigen Tests besteht, steht in Woran Sie erkennen, ob sich ein Prozess zu automatisieren lohnt.
07 Was eine Arbeitsstunde kostet
Nicht der Bruttolohn, sondern die Vollkosten je Stunde – und die kennt Ihre Buchhaltung.
08 Rechenbeispiel · Eingangsrechnungen
Beispielprozess: Eingangsrechnungen erkennen, dem Projekt zuordnen, zur Freigabe vorlegen und ablegen.
| Wert | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnungen pro Monat | 360 | variiert von Kunde zu Kunde |
| Bearbeitungszeit je Rechnung heute | 5 Minuten | variiert von Kunde zu Kunde |
| Stunden pro Monat heute | 30 Stunden | 360 × 5 Minuten ÷ 60 |
| Vollkosten je Arbeitsstunde | CHF 80 | variiert von Kunde zu Kunde |
| Anteil, der automatisch läuft | 60 % | variiert von Kunde zu Kunde, ergibt sich im Pilotbetrieb |
| Einmalige Umsetzung des ersten Workflows | CHF 2'410 | CHF 4'900 abzüglich CHF 2'490 für die Analyse · Preisliste SAITS, Stand 09.2026 |
| Laufende Betreuung pro Monat | CHF 800 | Mindestbetrag, ab CHF 800 · ab 800 € · Preisliste SAITS, Stand 09.2026 |
| Zeile | Rechenweg | Ergebnis |
|---|---|---|
| Kosten des Prozesses heute, pro Monat | 30 Stunden × CHF 80 | CHF 2'400 |
| Eingesparte Stunden pro Monat | 30 Stunden × 60 % | 18 Stunden |
| Ersparnis pro Monat | 18 Stunden × CHF 80 | CHF 1'440 |
| Laufende Kosten pro Monat | Betreuung | CHF 800 |
| Netto pro Monat | CHF 1'440 − CHF 800 | CHF 640 |
| Amortisation | CHF 2'410 ÷ CHF 640 | rund vier Monate |
Die Werte variieren von Kunde zu Kunde. Setzen Sie Ihre eigenen ein.
Wenn die Amortisation über zwölf Monate liegt, ist es der falsche erste Prozess – dann suchen wir einen anderen. Das ist unsere Faustregel, keine Branchenkennzahl.
09 Wann sich die Rechnung nicht trägt
Wenn der Prozess selten vorkommt, die Eingaben jedes Mal anders aussehen oder niemand die heutigen Stunden benennen kann.
10 Der zweite Nutzen, der nicht in der Rechnung steht
Fehler, die nicht mehr passieren, und Vorgänge, die nicht mehr liegen bleiben. Beides ist real, aber nicht sauber zu beziffern, deshalb rechnen wir es nicht ein.
11 Was wir zusagen und was nicht
Was wir versprechen, muss messbar sein. Was wir nicht messen können, versprechen wir nicht.
Die Rechnung steht und fällt mit einer Zahl: wie viele Stunden der Prozess heute bindet.