Zeit geht nicht im Kerngeschäft verloren – sondern in der Koordination.
Der Arbeitstag heute
Geführt wird in Terminen, dokumentiert wird dazwischen. Aufgaben, Fristen, Berichte und Unterlagen zu pflegen ist der eigentliche Tagesinhalt. Die Steuerung selbst passiert nebenbei.
Zeitfresser 01 — Aufgaben aus Meetings ziehen
Aus Meetings, E-Mails und Projektdokumenten fallen laufend Aufgaben an. Sie zu erkennen, zuzuordnen und nachzutragen macht jemand von Hand, oder niemand.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 02 — Fristen überwachen
Deadlines, Meilensteine und Abhängigkeiten liegen in Plänen, Mails und Köpfen. Wer sie im Blick behalten will, prüft sie regelmässig nach.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 03 — Statusberichte bauen
Projektstände stehen in verschiedenen Systemen. Für jeden Bericht werden sie herausgeholt, zusammengeführt und neu formatiert.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 04 — Unterlagen suchen
Projektunterlagen, Entscheidungen und Protokolle sind vorhanden, aber verstreut. Die Suche kostet mehr als das Lesen.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Zeitfresser 05 — Abweichungen erkennen
Verzögerungen, offene Punkte und Budgetabweichungen zeigen sich früh, aber nur, wenn jemand hinsieht. Meist fallen sie im nächsten Bericht auf, nicht davor.
Stunden pro Woche: variiert von Kunde zu Kunde.
Was sich davon automatisieren lässt
Aufgaben · Termine & Fristen · Reporting · Dokumente & Wissen · Risiken & Abweichungen
01 Aufgaben & Verantwortlichkeiten — Aufgaben aus Meetings, E-Mails und Projektdokumenten automatisch erfassen und zuordnen.
02 Termin- & Fristenmanagement — Deadlines, Meilensteine und Abhängigkeiten überwachen und Erinnerungen automatisieren.
03 Statusberichte & Reporting — Projektstände aus verschiedenen Systemen zusammenführen und automatisch aufbereiten.
04 Dokumenten- & Informationsmanagement — Projektunterlagen, Entscheidungen, Protokolle und relevante Informationen zentral strukturieren.
05 Risiken & Abweichungen — Verzögerungen, offene Punkte oder Budgetabweichungen frühzeitig erkennen und sichtbar machen.
Was beim Menschen bleibt
Freigaben, Verhandlung und Urteil. Wie auf eine Abweichung reagiert wird und welche Priorität ein offener Punkt bekommt, entscheiden Sie.
Wie SAITS diese fünf Prozesse umsetzt: Projektmanagement im Bau.
Ob sich einer davon lohnt, zeigen vier Tests. Wie der erste Ablauf entsteht: Wie ein erster Workflow in vier Wochen entsteht.