Welche Systeme wir anbinden

ERP, CRM, Dokumentenablage, E-Mail, Kalender und Fachsysteme – und was eine Anbindung jeweils voraussetzt.

01 Kurz gesagt

Wir binden die Systeme an, mit denen Betriebe in Immobilien und Bau heute arbeiten: E-Mail und Kalender, CRM, Buchhaltung und ERP, Ablage und DMS sowie die Fachsoftware der Branche. Beispiele sind Abacus, Bexio, SAP und SAP Business One, Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Propbase und Avendo, dazu jedes weitere System mit Schnittstelle (API). Ob eine Anbindung einfach wird, hängt weniger vom Namen des Systems ab als von drei Fragen: Hat es eine Schnittstelle, wer gibt den Zugang frei, und welches System führt bei welchen Daten.

02 Die fünf Gruppen von Systemen

Welche Systeme je Branche typisch sind, steht auf den Branchenseiten, etwa KI für Immobilienmakler oder KI für Hausverwaltung und Facility Management.

03 Was eine Anbindung voraussetzt

Für jedes System klären wir dieselben Punkte:

• Eine Schnittstelle. Die meisten heutigen Systeme bieten eine dokumentierte API. Manche nur in bestimmten Lizenzstufen, das lohnt sich vorher zu prüfen.
• Einen Zugang. Einen technischen Benutzer, einen API-Schlüssel oder eine Anmeldung über OAuth. Er bekommt nur die Rechte, die der Workflow braucht, nicht die eines Administrators.
• Ein führendes System je Information. Wo steht die gültige Adresse des Kunden, im CRM oder in der Buchhaltung? Der Workflow gleicht in eine Richtung ab, nicht in beide.
• Eine Testumgebung oder Testdaten. Wo es keine Testumgebung gibt, arbeiten wir zuerst nur lesend und schreiben erst nach der Abnahme.
• Eine Ansprechperson beim Hersteller oder Partner, wenn die Dokumentation Lücken hat.

04 E-Mail und Kalender

Hier beginnen die meisten Abläufe, weil Anfragen, Rechnungen und Meldungen per E-Mail ankommen. Bei Microsoft 365 läuft die Anbindung über die Schnittstelle von Microsoft und eine App-Registrierung im Mandanten, die Ihre IT freigibt. Bei Google Workspace entsprechend über ein Google-Konto mit freigegebenen Rechten. Ein gemeinsames Postfach, etwa für Rechnungen oder Mieteranfragen, ist dafür der einfachste Einstieg.

05 CRM

CRM-Systeme wie Salesforce, HubSpot und Pipedrive haben ausgebaute Schnittstellen. Branchensoftware für Makler ist unterschiedlich weit, deshalb prüfen wir vorher, welche Objekte und Felder über die Schnittstelle erreichbar sind. Die Aufgabe des Workflows: eine Anfrage aus dem Postfach als Kontakt anlegen, dem richtigen Objekt zuordnen und den nächsten Schritt setzen, ohne dass jemand die Daten abtippt.

06 ERP-Anbindung: Abacus, Bexio, SAP und SAP Business One

Hier liegt am meisten Wert und die meiste Vorsicht. Der Workflow liest Stammdaten, Aufträge und Kostenstellen und bereitet Buchungen vor. Gebucht wird nach Freigabe. Für Abacus hat Robert Schröder eine n8n Community Node entwickelt, eine fertige Anbindung für das Werkzeug, mit dem wir bauen. Für SAP hängt der Weg von Version und Betrieb ab, das klärt die Analyse mit Ihrer IT oder Ihrem SAP-Partner.

Bexio. Bexio hat eine öffentliche REST-Schnittstelle unter api.bexio.com. Die Anmeldung läuft über OAuth 2.0 mit OpenID Connect oder über einen persönlichen Zugriffsschlüssel (Personal Access Token). Die Schnittstelle deckt ab, was ein Workflow in der Buchhaltung eines kleineren Betriebs braucht: Kontakte, Offerten, Aufträge und Ausgangsrechnungen samt PDF, Kreditorenrechnungen, Zahlungen, manuelle Buchungen, Konten und Dateien. Typische Abläufe: eine Eingangsrechnung aus dem Postfach als Kreditorenrechnung mit angehängtem Beleg erfassen und zur Freigabe vorlegen; aus einem abgeschlossenen Auftrag im Fachsystem eine Ausgangsrechnung in Bexio anlegen; offene Debitoren abfragen und Zahlungserinnerungen vorbereiten.

SAP Business One. SAP Business One bietet den Service Layer, eine REST-Schnittstelle auf Basis von OData mit JSON, und daneben die ältere DI API. Beide greifen auf dieselben Geschäftsobjekte zu wie der Client. Den Service Layer gibt es für SAP HANA und, seit Version 10.0 PL01, auch für Microsoft SQL Server. Über ihn liest und schreibt der Workflow Geschäftspartner, Aufträge, Ausgangs- und Eingangsrechnungen und Journalbuchungen. Typische Abläufe: Eingangsrechnungen gegen Bestellung und Wareneingang abgleichen und als Entwurf anlegen; Debitoren und offene Posten für den Wochenbericht lesen; Stammdaten zwischen CRM und SAP Business One abgleichen. Ob der Service Layer in Ihrer Installation läuft und erreichbar ist, klären wir mit Ihrem SAP-Partner.

Andere Schweizer Buchhaltungs- und ERP-Programme binden wir an, wenn sie eine dokumentierte Schnittstelle haben; ob das für Ihr Programm gilt, prüfen wir vorher.

Eine ERP-Schnittstelle braucht in der Regel eine freigeschaltete API im Lizenzumfang, einen technischen Benutzer mit Leserechten auf Stammdaten und Aufträge und, für das Vorbereiten von Buchungen, Schreibrechte auf einen Entwurfs- oder Importbereich statt auf die Buchhaltung selbst.

07 Ablage und DMS

Dokumente sind der Rohstoff fast jedes Ablaufs: Rechnungen, Verträge, Pläne, Protokolle, Lieferscheine. Liegen sie in SharePoint, OneDrive oder Google Drive, ist die Anbindung einfach. Bei einem Dateiserver im eigenen Netz braucht der Workflow einen Weg dorthin, etwa über eine gesicherte Verbindung oder einen Workflow-Server, der selbst im Netz steht. Wie das mit dem Betrieb zusammenhängt, steht in KI lokal betreiben oder über eine Schnittstelle?.

08 Wenn ein System keine Schnittstelle hat

Das kommt vor, gerade bei älterer Fachsoftware. Dann gibt es, in dieser Reihenfolge, andere Wege:

1. Export und Import. Das System legt regelmässig eine Datei ab, etwa CSV oder Excel, die der Workflow einliest. Umgekehrt importiert es eine Datei, die der Workflow erzeugt.
2. E-Mail als Schnittstelle. Viele Systeme verschicken Benachrichtigungen oder Berichte per E-Mail. Der Workflow liest sie aus.
3. Lesender Datenbankzugriff, wenn der Hersteller das erlaubt.
4. Bedienung der Oberfläche, also ein Programm, das klickt wie ein Mensch. Das ist der letzte Weg, weil er bei jeder Änderung der Oberfläche bricht.

Wenn keiner dieser Wege trägt, sagen wir das. Manchmal ist dann das System selbst die Baustelle, siehe Wir ersetzen kein ERP und kein CRM.

09 Womit wir anbinden

Die Verbindungen bauen wir mit n8n. Es bringt fertige Bausteine für viele verbreitete Systeme mit und spricht jede andere Schnittstelle direkt an. Mehr dazu in Was ist n8n, der Vergleich mit anderen Werkzeugen steht in n8n, Make und Power Automate.

10 Häufige Fragen

Unser System steht nicht in dieser Liste. Geht es trotzdem?

Wahrscheinlich. Entscheidend ist nicht der Name, sondern ob es eine Schnittstelle, einen Export oder eine E-Mail-Ausgabe hat. Das prüfen wir in der Analyse.

Lässt sich n8n mit Abacus verbinden?

Ja. Robert Schröder hat dafür eine n8n Community Node entwickelt. Voraussetzung ist, dass die Schnittstelle in Ihrer Abacus-Installation freigeschaltet ist.

Lässt sich Bexio oder SAP Business One anbinden?

Ja. Bexio über seine REST-Schnittstelle, SAP Business One über den Service Layer. In beiden Fällen bekommt der Workflow einen eigenen Zugang, und Buchungen werden erst nach Freigabe ausgelöst.

Braucht der Workflow Administratorrechte?

Nein. Er bekommt einen eigenen Zugang mit genau den Rechten, die er braucht. So bleibt nachvollziehbar, was der Workflow getan hat und was ein Mensch.

Wer richtet den Zugang ein?

Ihre IT oder Ihr Systempartner. Wir sagen genau, welche Rechte nötig sind, und arbeiten ohne Passwörter von Mitarbeitenden.

Quellen

• n8n: Integrationen
• Bexio: API-Dokumentation
• SAP Learning: Exploring the Service Layer API Architecture and Capabilities
• Microsoft Learn: Microsoft Graph overview