Das Modell übernimmt den einen Schritt, der Sprache oder Dokumente versteht. Der Rest bleibt gewöhnliche, prüfbare Logik.
01 Kurz gesagt
In einem Workflow, den wir bauen, macht ein Sprachmodell nur das, was feste Regeln nicht können: eine formlose E-Mail einordnen, eine Rechnung lesen, deren Aufbau jedes Mal anders ist, einen Antwortentwurf schreiben. Alles andere, also Daten übertragen, rechnen, vergleichen, Fristen setzen, ablegen, bleibt gewöhnliche Logik, die bei gleicher Eingabe immer dasselbe tut. Entscheidungen mit Folgen trifft weder das Modell noch die Logik, sondern ein Mensch. Unser Satz dazu: Wir automatisieren die wiederkehrende Arbeit, nicht das Urteil.
02 Warum die Frage wichtig ist
Ein Sprachmodell ist stark im Verstehen und schwach im Garantieren. Es liest einen Mietvertrag in Sekunden, aber es kann bei derselben Frage zweimal leicht verschiedene Antworten geben. Eine Regel wie „Rechnungen über einem Betrag gehen an die Geschäftsleitung" ist das Gegenteil: Sie versteht nichts, aber sie tut jedes Mal genau dasselbe.
Ein guter Workflow setzt beides dort ein, wo es stark ist. Wer das Modell auch rechnen, buchen oder entscheiden lässt, bekommt einen Ablauf, der meistens funktioniert. Meistens reicht in der Buchhaltung nicht.
03 Die drei Arten von Schritten
Jeder Schritt eines Workflows gehört zu einer von drei Arten.
| Art | Beispiele | Wer macht es |
|---|---|---|
| Verstehen | E-Mail einordnen, Rechnung auslesen, Vertragsklausel finden, Antwort entwerfen | Sprachmodell |
| Regel | Daten übertragen, rechnen, abgleichen, Frist setzen, ablegen, erinnern | Gewöhnliche Logik im Workflow |
| Entscheiden | Freigeben, zahlen, kündigen, verhandeln, einem Mieter zusagen | Mensch |
Die Tabelle ist der Kern jedes Projekts. Für jeden Schritt steht fest, in welche Zeile er gehört, bevor gebaut wird.
04 Ein Beispiel: die Schadenmeldung
Ein Mieter schreibt: „Seit gestern tropft es unter der Spüle, der Schrank ist schon nass." So läuft die Meldung durch den Workflow:
- Eingang. Die E-Mail kommt ins Postfach der Verwaltung. Regel.
- Einordnen. Das Modell erkennt: Schadenmeldung, Sanitär, Küche, eher dringend. Es liest dazu Absender und Text. Verstehen.
- Zuordnen. Der Workflow sucht den Absender in der Verwaltungssoftware und findet Liegenschaft und Wohnung. Regel.
- Weiterleiten. Nach der hinterlegten Liste geht die Meldung an den zuständigen Sanitärbetrieb dieser Liegenschaft, als Entwurf. Regel.
- Freigeben. Die Bewirtschafterin sieht Meldung, Einordnung und Auftragsentwurf und schickt ihn ab oder ändert ihn. Entscheiden.
- Nachverfolgen. Kommt keine Rückmeldung vom Betrieb, erinnert der Workflow. Regel.
Von sechs Schritten ist einer KI. Der Rest wäre auch ohne Modell zu bauen, nur käme dann jede formlose E-Mail in einen Sammelordner.
05 Wo die KI nicht sitzt
- Beim Rechnen. Mietzinsanpassungen, Nebenkosten, Kalkulationen und Summen rechnet der Workflow nach festen Formeln. Ein Modell liefert höchstens die Grundlage aus einem Dokument.
- Beim Buchen. Was in der Buchhaltung oder im ERP landet, schreibt der Workflow über die Schnittstelle des Systems, nach Regeln, die man nachprüfen kann.
- Beim Entscheiden. Wer den Zuschlag bekommt, welche Rechnung bezahlt wird, welcher Mieter die Wohnung erhält: Das entscheidet kein Modell. Sobald ein System Menschen bewertet, ändern sich auch die rechtlichen Anforderungen, siehe Der EU AI Act für Schweizer Unternehmen.
- Beim Weiterleiten nach festen Listen. Welcher Betrieb für welche Liegenschaft zuständig ist, steht in einer Tabelle. Das muss niemand „verstehen".
06 Was die KI im Workflow prüfbar macht
Ein Modellschritt in einem Workflow ist besser zu kontrollieren als ein Chatfenster, aus drei Gründen:
- Feste Ausgabe. Das Modell füllt vorgegebene Felder, zum Beispiel Kategorie, Dringlichkeit, Betrag, Liegenschaft. Freien Text gibt es nur, wo er gebraucht wird.
- Protokoll. Jeder Lauf hält fest, welches Dokument gelesen und was daraus erzeugt wurde.
- Schwelle. Ist das Modell unsicher oder fehlt ein Feld, geht der Vorgang an einen Menschen statt weiter.
Welches Modell welchen Verstehensschritt übernimmt, ist eine eigene Frage: Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral für Immobilien und Bau.
07 Datenschutz im Modellschritt
Nur der Verstehensschritt schickt Daten an ein Modell, und nur die, die er braucht. Namen, Geburtsdaten und Kontonummern lassen sich vorher durch Platzhalter ersetzen und danach wieder einsetzen. Wo das Modell läuft und wer es anbietet, steht in KI-Modelle und Datenstandort.
08 Was das für Ihr Projekt heisst
Beschreiben Sie einen Ablauf, fragen wir zuerst: Welcher Schritt muss wirklich etwas verstehen? Oft ist es einer, manchmal keiner. Dann braucht es gar keine KI, sondern eine saubere Verbindung zwischen den Systemen, die Sie schon haben. Wie ein Workflow grundsätzlich aufgebaut ist, steht in Was ist ein Workflow, was ist eine Automatisierung.
09 Häufige Fragen
Kann ein Sprachmodell nicht auch einfach alles erledigen?
Es kann vieles versuchen. Aber ein Ablauf, bei dem das Modell auch bucht und rechnet, lässt sich schlecht prüfen und liefert nicht jedes Mal dasselbe. Wir geben ihm nur die Schritte, für die es gebraucht wird.
Was passiert, wenn das Modell eine E-Mail falsch einordnet?
Der Mensch sieht es beim Freigeben und korrigiert. Bei Unsicherheit geht der Vorgang gar nicht erst weiter, sondern direkt an eine Person.
Braucht jeder Workflow KI?
Nein. Wenn alle Eingaben strukturiert ankommen, etwa als Formular oder Datensatz aus einem anderen System, reichen Regeln.