Wofür ChatGPT im General- und Totalunternehmen taugt: Bieterfragen beantworten, Baustelleninformationen in mehreren Sprachen, Schriftverkehr mit Subunternehmern. Und was es nicht sehen soll.
01 Kurz gesagt
Ein GU schreibt viel an viele: an Unternehmer in der Vergabe, an Equipen auf der Baustelle, an Subunternehmer im Verzug. ChatGPT entwirft diese Texte, in gleichbleibender Form und bei Bedarf in der Sprache der Equipe. Es ist das Werkzeug für die Korrespondenz, nicht für das Leistungsverzeichnis und nicht für die Kalkulation. Und die Angebote der Subunternehmer gehören nur unter einem Geschäftsvertrag hinein.
02 Zuerst: ChatGPT oder Copilot
Arbeitet Ihr Unternehmen in Microsoft 365, und liegen Mail, Teams und Projektablage dort, beginnt die Überlegung bei Copilot: Microsoft 365 Copilot für GU und TU. Dieser Eintrag beschreibt den anderen Fall. Ein GU, der nicht auf Microsoft arbeitet, eine Projektleitung, die ein Werkzeug unabhängig vom Postfach will, oder ein Workflow, der über die Schnittstelle Texte erzeugen soll. Die Aufgabenteilung aller vier Modelle steht im Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral.
03 Wo ein GU schreibt, statt zu bauen
Zwischen Bauherr und Subunternehmern entsteht Schriftverkehr in zwei Richtungen. Nach oben: Berichte, Anzeigen, Nachträge. Nach unten: Ausschreibungen an Unternehmer, Antworten auf ihre Fragen, Anweisungen, Mahnungen, Mängelrügen. Der zweite Teil ist der grössere, und er wird selten mit derselben Sorgfalt geführt wie der erste. Die fünf Zeitfresser eines Bauunternehmens stehen in Die fünf Zeitfresser bei Bauunternehmen.
04 Aufgabe 1: Bieterfragen in der Vergabe beantworten
Während der Offertphase kommen von mehreren Unternehmern Fragen zum selben Gewerk, oft dieselbe Frage anders formuliert. Die Antwort muss an alle gehen und für alle gleich lauten. ChatGPT sammelt die eingegangenen Fragen, fasst gleiche zusammen und entwirft aus den Antworten der Projektleitung ein Dokument zur Fragenbeantwortung, neutral formuliert und ohne Hinweis darauf, wer gefragt hat.
Die Grenze: Die inhaltliche Antwort, etwa ob eine Alternative zugelassen ist, gibt die Projektleitung. ChatGPT formt sie, erfindet sie aber nicht. Und wer versehentlich den Namen eines Bieters in der Frage stehen lässt, verrät ihn im Entwurf. Deshalb liest jemand den Entwurf vor dem Versand gegen die Liste der Bieter.
05 Aufgabe 2: Baustelleninformationen in der Sprache der Equipe
Auf einer Baustelle arbeiten Equipen, die nicht alle Deutsch als erste Sprache haben. Baustellenordnung, Terminänderungen, Hinweise zur Anlieferung und Zufahrt, Regeln zur Entsorgung: ChatGPT übersetzt solche Aushänge und Mitteilungen in die Sprachen, die die Bauleitung angibt, und hält sie kurz.
Die Grenze: Bei Sicherheitsvorschriften ist eine missverständliche Übersetzung ein Risiko, keine Stilfrage. Eine Sicherheitsunterweisung ersetzt ein übersetzter Aushang nicht. Was die Sicherheit betrifft, prüft jemand, der die Sprache spricht, und die Verantwortung bleibt bei der Bauleitung.
06 Aufgabe 3: Schreiben an Subunternehmer
Ein Unternehmer liegt hinter dem Terminplan, eine Leistung ist mangelhaft, ein Rapport fehlt. Aus den Fakten, die der Bauleiter liefert, entwirft ChatGPT das Schreiben: sachlich, mit Bezug auf den Werkvertrag, mit Frist und Folge. So werden Mahnungen und Mängelrügen gleichförmig, statt je nach Laune des Tages.
Die Grenze: Welche Frist gesetzt wird und welche Folge angedroht wird, hängt am Werkvertrag und daran, ob SIA 118 oder VOB/B vereinbart ist. ChatGPT kennt Ihren Vertrag nur, wenn Sie ihn mitgeben, und liest ihn dann nicht mit der Sorgfalt, die eine Fristsetzung verlangt. Den Wortlaut der Frist verantwortet, wer unterschreibt.
07 Aufgabe 4: der Wochenbericht aus Stichworten
Ein Bauleiter notiert tagsüber in Stichworten, was auf der Baustelle geschah. Am Freitag soll daraus ein Bericht an den Bauherrn werden. ChatGPT macht aus den Stichworten und dem Bautagebuch der Woche einen lesbaren Bericht mit Stand, Abweichungen und nächsten Schritten. Die mobile App reicht dafür, der Bauleiter muss nicht ins Büro.
Die Grenze: Der Bericht enthält nur, was notiert wurde. Ob eine Verzögerung in einem Bericht an den Bauherrn schon genannt oder zuerst intern geklärt wird, entscheidet die Projektleitung.
08 Wo ChatGPT für einen GU aufhört
Beim Leistungsverzeichnis. Einen Devis im SIA-451-Format oder eine GAEB-Datei auszulesen und mit der Kalkulation abzugleichen, ist ein Ablauf mit festen Regeln, kein Chat.
Bei der Kalkulation. ChatGPT rechnet in einer hochgeladenen Tabelle, aber es führt keine Kalkulation und ersetzt kein Kalkulationsprogramm.
Bei Papier. Lieferscheine und handschriftliche Rapporte liest ChatGPT nach Angaben von OpenAI nicht zuverlässig. Dafür setzen wir eine Texterkennung ein.
Bei Abläufen ohne Menschen. Dass jede Bieterfrage automatisch erfasst und dem Gewerk zugeordnet wird, ist Aufgabe eines Workflows. ChatGPT sitzt darin an der Stelle, an der formuliert wird.
09 Datenstandort und die Angebote der Subunternehmer
Heikel ist bei einem GU weniger der Name des Bauleiters als die Vergabe. Die Preise der Subunternehmer, die eigenen Zuschläge und die Vergabeentscheidung sind Geschäftsgeheimnisse, und bei öffentlichen Bauherren gilt für die Offerten Vertraulichkeit. Wer einen Preisspiegel in ein privates ChatGPT-Konto lädt, gibt sie unter Verbraucherbedingungen heraus, bei denen das Training standardmässig eingeschaltet ist.
Bei ChatGPT Business, Enterprise und der Schnittstelle werden Eingaben nach Angaben von OpenAI standardmässig nicht zum Training verwendet. Die Schnittstelle bewahrt Eingaben standardmässig bis zu 30 Tage zur Missbrauchsüberwachung auf, eine Befreiung davon gibt es nur auf Antrag. Vertragspartner in der Schweiz ist OpenAI Ireland, die Muttergesellschaft sitzt in den USA. Was das heisst, steht in US-Anbieter und Datenstandort.
10 Was der Betrieb voraussetzt
- Ein Business-Arbeitsbereich oder die Schnittstelle, keine privaten Konten für Vergabe und Kalkulation.
- Eine Regel, was hineindarf. Fragen und Antworten ja, Preisspiegel und Vergabeentscheid nur dort, wo es die Richtlinie ausdrücklich erlaubt.
- Konten für die Bauleitung. Wer auf der Baustelle Stichworte in ChatGPT tippen soll, braucht einen Platz im Arbeitsbereich, nicht sein privates Konto.
- Vorlagen für Schreiben an Subunternehmer, abgestimmt mit dem, der die Werkverträge verantwortet. Sie gehören in die Anweisungen eines Projekts in ChatGPT.
- Eine interne Richtlinie. Eine Vorlage steht in Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
11 ChatGPT und ein Workflow nebeneinander
Fragen der Bieter landen in einem Postfach. Ein Workflow erfasst sie, ordnet sie dem Gewerk zu und entfernt die Absender. Die Projektleitung beantwortet die Liste in Stichworten, ChatGPT formt daraus über die Schnittstelle das Dokument zur Fragenbeantwortung, der Workflow verschickt es nach Freigabe an alle Bieter gleichzeitig. Die weiteren Prozesse, von Ausschreibung bis Rechnungsablage, stehen auf KI für Bauunternehmen, GU und TU. Womit wir solche Abläufe bauen, steht in Was ist n8n.
12 Was beim Menschen bleibt
Welcher Unternehmer den Auftrag bekommt, welche Frist ein Subunternehmer erhält und ob eine Leistung abgenommen wird. ChatGPT schreibt die Briefe, die Bauleitung führt die Baustelle.
13 Häufige Fragen
Dürfen wir Offerten der Subunternehmer in ChatGPT hochladen?
Unter einem Business- oder Enterprise-Vertrag und wenn Ihre Richtlinie es erlaubt, ja. In ein privates Konto nicht. Bei öffentlichen Vergaben klären Sie vorher, ob der Bauherr Vorgaben zur Weitergabe von Offerten macht.
Übersetzt ChatGPT auch Pläne und Beschriebe?
Texte ja, Pläne nicht. Beschriftungen in einem Plan bleiben Sache des Planers. Für einen Baubeschrieb ist eine Übersetzung möglich, verbindlich bleibt die Fassung, auf die sich der Vertrag bezieht.
Wir arbeiten mit Microsoft 365. Brauchen wir ChatGPT dann überhaupt?
Oft nicht für die Arbeit im Postfach. Wenn Sie aber Texte in einem Workflow über eine Schnittstelle erzeugen wollen, ist das Modell dahinter eine eigene Wahl.
Kann der Polier ChatGPT auf dem Handy nutzen?
Ja, mit der App und einem Konto im Arbeitsbereich des Unternehmens. Was er dort eingibt, gilt dann unter denselben Bedingungen wie im Büro.
Quellen
- OpenAI: Business data privacy, security, and compliance
- OpenAI Help Center: Data controls in ChatGPT
- OpenAI Platform: Data controls in the OpenAI platform
- OpenAI Help Center: Data analysis with ChatGPT
- OpenAI: Europe privacy policy