Was Copilot einer Projektleitung im General- und Totalunternehmen abnimmt, wo es aufhört und was im Microsoft-Mandanten vorher stimmen muss.
01 Kurz gesagt
Copilot hilft der Projektleitung eines GU oder TU dort, wo ihre Arbeit schon in Microsoft 365 liegt: im Postfach, in Teams-Besprechungen und in der Projektablage auf SharePoint. Es ist ein Assistent für die einzelne Person, kein Ablauf, der ohne sie läuft. Ob es sich lohnt, entscheidet weniger das Werkzeug als der Zustand Ihrer Ablage und Ihrer Berechtigungen.
02 Zuerst der Name
Microsoft hat Microsoft 365 Copilot in Microsoft Copilot umbenannt. Lizenzen und Dokumentation tragen während des Übergangs beide Namen. Gemeint ist in diesem Eintrag die bezahlte Lizenz, die auf die Daten Ihres Unternehmens zugreift.
Davon zu trennen ist Copilot Chat. Er gehört ohne Aufpreis zu den meisten Microsoft-365-Abonnements, sieht aber weder Postfach noch SharePoint. Wer dort ein Dokument hochlädt, bekommt eine Antwort zu diesem Dokument und zu nichts sonst. Für die Aufgaben unten reicht das nicht.
03 Wo die Woche einer GU-Projektleitung hängt
Ein GU führt Bauherr, Planer und Subunternehmer zusammen. Die Projektleitung ist die Stelle, an der alle Fäden ankommen: Mails vom Bauherrn, Rückfragen der Unternehmer, Protokolle der Planersitzung, Terminpläne, Nachtragsschreiben. Das meiste davon ist Text, und das meiste davon liegt, wenn der Betrieb auf Microsoft arbeitet, schon in Outlook, Teams und SharePoint. Genau dort setzt Copilot an. Die fünf Zeitfresser dieser Rolle stehen in Die fünf Zeitfresser bei Projektmanagern.
04 Aufgabe 1: den Stand eines Gewerks aus dem Postfach holen
Zu einem Gewerk laufen über Wochen Dutzende Mails, verteilt auf mehrere Personen. Copilot in Outlook fasst einen Verlauf zusammen und entwirft eine Antwort. Copilot Chat beantwortet Fragen über mehrere Verläufe hinweg, etwa was mit dem Fassadenbauer zu den Ankerplatten zuletzt vereinbart wurde, und nennt die Mails, auf die es sich stützt.
Die Grenze: Copilot sieht nur, was die fragende Person sehen darf. Liegt die entscheidende Mail im Postfach des Bauleiters, fehlt sie in der Antwort, und die Antwort sagt das nicht von selbst.
05 Aufgabe 2: Besprechungen, die in Teams stattfinden
Bauherren- und Planersitzungen laufen oft ganz oder teilweise über Teams. Dort fasst Copilot zusammen, wer was gesagt hat, und listet offene Punkte mit Verantwortlichen. Eine Aufzeichnung ist dafür nicht nötig: Der Organisator kann Copilot auf „nur während der Besprechung“ stellen, dann wird die Tonspur verarbeitet, aber kein Transkript gespeichert.
Die Grenze: Die Baustellensitzung im Container findet nicht in Teams statt. Was dort beschlossen wird, erreicht Copilot erst, wenn jemand ein Protokoll schreibt und ablegt. Das offizielle Protokoll bleibt ein Dokument, das die Projektleitung verantwortet, keine Zusammenfassung einer Maschine.
06 Aufgabe 3: in der Projektablage suchen statt blättern
Liegt die Projektablage auf SharePoint oder in Teams-Kanälen, beantwortet Copilot Fragen quer durch Protokolle, Terminpläne und Schriftverkehr: Wann hat der Bauherr die Bemusterung der Böden freigegeben, und in welchem Protokoll steht es? Die Antwort nennt die Fundstellen. Nachsehen muss trotzdem jemand, bevor daraus ein Brief an den Bauherrn wird.
Die Grenze: Copilot findet, was im Microsoft-Mandanten liegt. Ein Netzlaufwerk, eine Projektplattform eines anderen Anbieters oder das Bau-ERP sieht es nicht, solange niemand sie über einen Connector anbindet.
07 Aufgabe 4: Entwürfe in Word und Excel
Aus Fakten, die die Projektleitung liefert, schreibt Copilot in Word einen ersten Entwurf: eine Mehrkostenanzeige, ein Begleitschreiben zum Terminplan, eine Antwort auf eine Mängelrüge. Ein Nachtrag hat vertragliche Folgen, ob nach SIA 118 oder nach VOB/B. Copilot formuliert, verantworten muss ihn der Mensch, der unterschreibt.
In Excel wertet Copilot Tabellen aus, die schon da sind, etwa eine Liste offener Nachträge nach Gewerk. Der Kostenstand aus dem ERP wird dadurch nicht zur Excel-Tabelle. Dafür braucht es einen Export oder eine Anbindung.
08 Wo Copilot für einen GU aufhört
Beim Leistungsverzeichnis. Ein Devis im SIA-451-Format oder eine GAEB-Datei ist ein Austauschformat, kein Office-Dokument. Positionen daraus auszulesen, mit dem eigenen Kalkulationsstand abzugleichen und zu vergleichen, ist ein Ablauf mit festen Regeln. Den bauen wir ausserhalb von Copilot, mit einem Modell, das lange Dokumente mit Fundstelle liest. Welches das ist, steht im Vergleich der vier Modelle.
Bei Papier und Fotos. Lieferscheine, Rapporte auf Papier und Fotos von der Baustelle in Menge sind nicht die Stärke von Copilot. Für gescannte Unterlagen setzen wir OCR ein, für Bildauswertung in Menge ein anderes Modell.
Bei allem, was ohne Menschen laufen soll. Copilot antwortet, wenn jemand fragt. Dass jede eingehende Rechnung nachts dem Projekt zugeordnet wird, ist kein Copilot-Fall, sondern ein Workflow. Copilot Studio und Power Automate können so etwas, aber dann ist es Automatisierung mit dem entsprechenden Aufwand, nicht mehr der Assistent.
09 Die Berechtigungen der Projektablage
Copilot zeigt nur, was eine Person mindestens lesen darf. Das ist die Stärke und das Risiko zugleich. In vielen Bauunternehmen sind Projektordner grosszügig freigegeben, weil bisher niemand in fremden Ordnern gesucht hat. Copilot sucht.
Bei einem GU sind drei Ordner heikel: die Kalkulation mit Margen und Zuschlägen, die Vergabe mit den Angeboten der Subunternehmer, und die Personalunterlagen der Bauleitung. Wenn ein Polier sie heute öffnen könnte, findet Copilot sie auch für ihn. Dazu kommen externe Partner: Wer Planer oder Unternehmer als Gäste in Teams-Kanäle holt, gibt ihnen Zugriff auf das, was in diesen Kanälen liegt. Die Berechtigungen zu prüfen ist deshalb der erste Schritt, nicht der letzte.
10 Datenstandort
Copilot arbeitet mit den Daten dort, wo sie im Mandanten schon liegen, und legt keinen zweiten Bestand an. Eingaben, Antworten und die Daten aus dem Mandanten werden nach Angaben von Microsoft nicht zum Training der Modelle verwendet.
Für Mandanten mit Sitz in der EU oder der EFTA, also auch in der Schweiz, gilt die EU Data Boundary: Daten werden innerhalb dieser Grenze gespeichert und verarbeitet. Eine Ausnahme nennt Microsoft selbst: Modelle von Anthropic, die ein Administrator in Copilot zuschalten kann, sind derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen. Wer das nicht will, lässt sie ausgeschaltet. Und unabhängig vom Standort der Rechenzentren bleibt Microsoft ein US-Anbieter. Was das bedeutet, steht in US-Anbieter und Datenstandort.
11 Was der Betrieb voraussetzt
- Ein Microsoft-365-Mandant, in dem Mail, Teams und Projektablage tatsächlich liegen. Wer Projekte noch auf einem Netzlaufwerk führt, hat für Copilot nichts zum Durchsuchen.
- Eine Copilot-Lizenz pro Person. Sie wird pro Nutzer vergeben, zusätzlich zu einem passenden Microsoft-365-Abonnement. Wer auf der Baustelle ohne eigenes Microsoft-365-Konto arbeitet, hat auch keinen Copilot.
- Aufgeräumte Berechtigungen in SharePoint und Teams, siehe oben.
- Eine Regel für Besprechungen: ob und wann Copilot in Teams-Sitzungen mit Bauherren und Externen läuft, und wer das den Teilnehmern sagt.
- Eine interne Richtlinie, wofür Copilot verwendet werden darf. Eine Vorlage steht in Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
Lizenzpreise nennen wir hier nicht, sie ändern sich zu oft.
12 Copilot und ein Workflow nebeneinander
Die Arbeitsteilung, die sich bei einem GU anbietet: Copilot für die Projektleitung am Schreibtisch, ein Workflow für die Vorgänge, die jede Woche gleich ablaufen. Ausschreibungen sichten, Leistungsverzeichnisse auslesen, Rechnungen und Lieferscheine dem Projekt zuordnen, Rapporte zusammenführen. Das sind die Prozesse auf KI für Bauunternehmen, GU und TU.
Beides greift ineinander, wenn der Workflow seine Ergebnisse dort ablegt, wo Copilot sucht: in der SharePoint-Ablage des Projekts. Dann findet die Projektleitung den ausgewerteten Devis oder die zugeordnete Rechnung mit derselben Frage wie das Protokoll. Womit wir solche Abläufe bauen, steht in Was ist n8n.
13 Was beim Menschen bleibt
Welcher Nachtrag gestellt wird, was dem Bauherrn geschrieben wird und wann ein Mangel als behoben gilt. Copilot bereitet vor, die Projektleitung entscheidet und unterschreibt.
14 Häufige Fragen
Reicht der kostenlose Copilot Chat für die Projektleitung?
Für Fragen zu einem einzelnen hochgeladenen Dokument ja. Für Fragen über Postfach, Teams und Projektablage nein, dafür braucht es die Copilot-Lizenz.
Kann Copilot unser Leistungsverzeichnis auslesen?
Ein LV als PDF kann es lesen und zusammenfassen. Positionen strukturiert aus einem SIA-451- oder GAEB-Austausch zu übernehmen und mit der Kalkulation abzugleichen, bauen wir als Workflow ausserhalb von Copilot.
Sieht der Polier dann die Kalkulation?
Nur wenn er sie heute schon öffnen dürfte. Copilot vergibt keine neuen Rechte, es macht bestehende sichtbar. Deshalb gehören die Berechtigungen vor die Einführung.
Bleiben die Daten in der Schweiz?
Für Schweizer Mandanten gilt die EU Data Boundary, die die EU und die EFTA umfasst. Das ist ein europäischer Speicher- und Verarbeitungsort, keine Garantie für die Schweiz allein, und Microsoft bleibt ein US-Anbieter.
Quellen
- Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
- Microsoft Learn: What is the EU Data Boundary?
- Microsoft Learn: License Options for Microsoft Copilot
- Microsoft Support: Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call