Wofür ChatGPT in der Projektentwicklung taugt: denselben Projektstand für Gesellschafter, Bank und Gemeinde aufbereiten, Tabellen auswerten, Sitzungen festhalten. Und wo es aufhört.
01 Kurz gesagt
In der Projektentwicklung ist ChatGPT ein Werkzeug für die Übersetzung eines Projektstands in die Sprache verschiedener Empfänger. Der Gesellschafter will Rendite und Risiko, die Bank Kosten und Vermarktungsstand, die Gemeinde den Terminplan und die offenen Auflagen. Die Fakten sind dieselben, die Fassungen nicht. ChatGPT schreibt die Fassungen und wertet die Tabellen dahinter aus. Die Zahlen selbst liefert das Projektcontrolling, nicht das Sprachmodell.
02 Wo die Woche einer Projektleitung Entwicklung hängt
Entwickelt wird über Jahre, berichtet wird jeden Monat. Der Stand setzt sich aus der Kostenkontrolle, dem Terminplan, dem Vermarktungsstand und den Protokollen der Planersitzungen zusammen. Jeder Bericht verlangt, diesen Stand neu zusammenzusuchen und für den jeweiligen Leser neu zu formulieren. Die fünf Zeitfresser dieser Arbeit stehen in Die fünf Zeitfresser bei Projektentwicklern.
Die Arbeit zerfällt in zwei Teile: die Fakten an einen Ort bringen, und aus ihnen Text machen. Den zweiten Teil übernimmt ChatGPT gut. Den ersten übernimmt ein Workflow. Warum wir für Korrespondenz und Entwürfe ChatGPT wählen und für lange Verträge ein anderes Modell, steht im Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral.
03 Aufgabe 1: ein Stand, drei Berichte
Aus einer freigegebenen Zusammenfassung des Monats, den Stichworten der Projektleitung und den Zahlen aus dem Controlling entwirft ChatGPT die Fassung für die Gesellschafterversammlung, den Bericht an die finanzierende Bank und die Statusmail an die Gemeinde. Jede Fassung hat ihre Länge, ihren Ton und ihre Reihenfolge. Was in der einen fehlen muss, etwa die Marge in der Mail an die Gemeinde, steht in den Anweisungen.
In einem Projekt in ChatGPT liegen dafür die Vorlagen der letzten Berichte und die Regeln, wer was erfahren darf. Ein geteiltes Projekt lässt mehrere Personen mit denselben Dateien und Anweisungen arbeiten.
Die Grenze: ChatGPT prüft nicht, ob die Zahlen im Bericht an die Bank mit denen im Bericht an die Gesellschafter übereinstimmen, wenn man es nicht ausdrücklich darum bittet und beide Quellen mitgibt. Die Freigabe jedes Berichts liegt bei der Projektleitung.
04 Aufgabe 2: Tabellen aus Controlling und Vermarktung auswerten
Die Kostenkontrolle nach Baukostenplan, die Liste der verkauften und reservierten Einheiten, der Mittelabfluss je Quartal: Das sind Tabellen. ChatGPT liest Excel- und CSV-Dateien, rechnet darin, zeigt Abweichungen und zeichnet Diagramme. Welche Positionen im BKP gegenüber dem Kostenvoranschlag am stärksten gestiegen sind, lässt sich so in einer Frage klären statt in einer Stunde Pivot-Tabelle.
Die Grenze: Die Auswertung ist nur so gut wie der Export. Was im ERP noch nicht verbucht ist, fehlt. Und OpenAI selbst warnt, dass Werte aus gescannten Tabellen oder Bildern nicht zuverlässig gelesen werden. Wer eine Zahl weitergibt, prüft sie in der Quelle.
05 Aufgabe 3: Sitzungen festhalten
Planersitzungen, Gespräche mit Käufern von Stockwerkeigentum über Sonderwünsche, Sitzungen mit der Baubehörde. Mit dem Aufnahmemodus in der Desktop-App für macOS transkribiert ChatGPT eine Besprechung, trennt die Sprecher und legt eine Zusammenfassung ab, aus der sich Aufgabenliste und Protokollentwurf machen lassen. Bei Business- und Enterprise-Arbeitsbereichen werden auch diese Transkripte nach Angaben von OpenAI nicht zum Training verwendet.
Die Grenze: Der Aufnahmemodus läuft nur auf dem Mac. Wer Teilnehmer aufnimmt, sagt es ihnen vorher. Und ein Protokoll, auf das sich später ein Planer oder Käufer beruft, bleibt ein Dokument, das die Projektleitung verantwortet. Die Zusammenfassung ist der Entwurf dazu.
06 Aufgabe 4: Schreiben an Behörden, Anwohner und Käufer
Eine Stellungnahme zu Auflagen der Baubewilligung, ein Informationsschreiben an die Nachbarschaft vor dem Aushub, die Antwort an einen Käufer, dessen Sonderwunsch nicht umsetzbar ist. Aus den Fakten, die die Projektleitung liefert, entwirft ChatGPT einen ersten Text in angemessenem Ton.
Die Grenze: Eine Antwort auf eine Einsprache oder eine Stellungnahme im Bewilligungsverfahren hat rechtliche Wirkung. ChatGPT formuliert, den Inhalt prüfen die Projektleitung und, wo nötig, der Anwalt.
07 Wo ChatGPT für einen Entwickler aufhört
Bei Kaufverträgen, Dienstbarkeiten und Due-Diligence-Ordnern. Hier zählt die Stelle, an der etwas steht. Dafür setzen wir ein Modell ein, das lange Dokumente mit Fundstelle liest.
Bei der Kalkulation. Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung, eine Residualwertberechnung oder eine Szenariorechnung gehören in das Modell, das der Entwickler dafür führt. ChatGPT kann sie erklären und prüfen helfen, die massgebliche Rechnung liegt woanders.
Bei der Fristenüberwachung. Dass eine Rekursfrist abläuft oder ein Meilenstein kippt, darf nicht davon abhängen, dass jemand im Chat danach fragt. Das überwacht ein Workflow.
08 Datenstandort
Projektentwicklung hat zwei Arten heikler Daten: Personendaten von Käufern und Vertragspartnern, und Geschäftsgeheimnisse wie Landpreise, Margen und laufende Verhandlungen. Die zweite Art ist hier oft die heiklere.
Bei ChatGPT Business, Enterprise und der Schnittstelle werden Eingaben nach Angaben von OpenAI standardmässig nicht zum Training verwendet. Für Enterprise lässt sich bei neuen Arbeitsbereichen der Speicherort in Europa wählen, und für berechtigte Kunden gibt es zusätzlich eine Inferenz in Europa, also die Berechnung der Antworten in der Region. Für Business gilt die Wahl des Speicherorts, aber nicht die Inferenz, und eine Kopie liegt befristet in den USA. Wer Landpreise einer laufenden Verhandlung eingibt, sollte diesen Unterschied kennen. Anbieter bleibt OpenAI mit Muttergesellschaft in den USA, siehe US-Anbieter und Datenstandort.
09 Was der Betrieb voraussetzt
- Ein Geschäftskonto, Business oder Enterprise, je nachdem, ob die Berechnung in Europa für Sie eine Bedingung ist.
- Ein führendes Controlling. Die Zahlen kommen aus einem System, das als richtig gilt, nicht aus einer Tabelle, die jemand für den Bericht angelegt hat.
- Eine Regel, wer was erfährt. Welche Zahlen gehen an die Bank, welche an Gesellschafter, welche an niemanden. Sie steht in den Anweisungen des Projekts, nicht im Kopf einer Person.
- Eine Regel für Aufnahmen in Sitzungen mit Externen.
- Eine interne Richtlinie, welche Werkzeuge mit Verhandlungsdaten benutzt werden dürfen. Eine Vorlage steht in Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
10 ChatGPT und ein Workflow nebeneinander
Die Arbeitsteilung: Ein Workflow holt jeden Monat die Zahlen aus Controlling, Terminplan und Vermarktung, legt sie an einem Ort zusammen und markiert Abweichungen. ChatGPT bekommt diese Zusammenfassung über die Schnittstelle und entwirft die Berichte je Empfänger. Die Projektleitung liest, ändert und gibt frei. So entsteht der Stand nicht jedes Mal neu von Hand. Das sind die Prozesse auf KI für Projektentwickler. Womit wir solche Abläufe bauen, steht in Was ist n8n.
11 Was beim Entwickler bleibt
Welches Risiko der Bank gemeldet wird, welcher Käuferwunsch umgesetzt wird und wann ein Projekt gestoppt wird. ChatGPT formuliert den Stand, beurteilen muss ihn die Projektleitung.
12 Häufige Fragen
Kann ChatGPT unsere Wirtschaftlichkeitsrechnung prüfen?
Es kann Formeln erklären, Plausibilitäten prüfen und auf Auffälligkeiten hinweisen, wenn Sie die Tabelle hochladen. Die massgebliche Rechnung bleibt in Ihrem Modell und bei der Person, die sie verantwortet.
Dürfen wir Sitzungen mit Käufern aufnehmen?
Nur wenn alle Beteiligten es wissen und einverstanden sind. Das ist keine Frage des Werkzeugs, sondern des Umgangs mit Ihren Gesprächspartnern. Sagen Sie es zu Beginn.
Reicht ChatGPT Business, oder brauchen wir Enterprise?
Für Korrespondenz und Berichte reicht Business meist. Wenn Ihre Gesellschafter oder Ihre Richtlinie verlangen, dass die Verarbeitung selbst in Europa stattfindet, reicht es nach den Angaben von OpenAI nicht.
Kann ChatGPT Daten direkt aus unserem ERP holen?
Über Konnektoren erreicht ChatGPT einige verbreitete Ablagen und Werkzeuge. Ein Bau- oder Immobilien-ERP gehört selten dazu. Dafür bauen wir einen Export oder eine Anbindung im Workflow.
Quellen
- OpenAI: Business data privacy, security, and compliance
- OpenAI Help Center: Data residency and inference residency for ChatGPT
- OpenAI Help Center: Where your ChatGPT Business content is stored
- OpenAI Help Center: Data analysis with ChatGPT
- OpenAI Help Center: ChatGPT Record
- OpenAI Help Center: Projects in ChatGPT