Was Copilot einer Projektentwicklung abnimmt, die über Jahre in Teams, SharePoint und PowerPoint gesteuert wird. Und warum vertrauliche Ankaufsprojekte vorher abgeschirmt gehören.
01 Kurz gesagt
Eine Projektentwicklung arbeitet mit vielen Beteiligten über lange Zeit. Wenn diese Arbeit in Microsoft 365 stattfindet, in Teams-Sitzungen, SharePoint-Projektseiten, Excel-Kostenübersichten und PowerPoint-Präsentationen, hilft Copilot dem Team, den Überblick zu halten und Unterlagen schneller vorzubereiten. Es arbeitet für die Person, die fragt, und mit den Rechten dieser Person. Den Projektstand aus mehreren Systemen automatisch zusammenzuführen, leistet es nicht.
02 Die Lizenz, um die es geht
Gemeint ist die bezahlte Copilot-Lizenz, die Microsoft in Microsoft Copilot umbenannt hat. Sie greift auf Mails, Besprechungen und Dateien zu, die eine Person im Unternehmen sehen darf. Die Gratisvariante Copilot Chat zeigt Ergebnisse aus dem Internet, Arbeitsdaten nur mit der Lizenz.
Wie Copilot neben den anderen Modellen eingesetzt wird, steht im Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral. Wo die Woche eines Entwicklers verloren geht, beschreibt Die fünf Zeitfresser bei Projektentwicklern.
03 Aufgabe 1: Sitzungen mit Planern und Partnern
Planungssitzungen, Jour fixe mit dem Totalunternehmer, Abstimmungen mit dem Vermarkter: Vieles davon läuft in Teams. Copilot hält fest, was entschieden wurde, welche Punkte offen sind und wer sie übernommen hat. Wer eine Sitzung verpasst hat, fragt nach dem Stand zur Fassadenbemusterung und bekommt die Stelle aus der Besprechung.
Die Grenze: Die Sitzung mit der Gemeinde, die Begehung vor Ort und das Gespräch beim Notar laufen nicht über Teams. Und externe Teilnehmer müssen wissen, dass Copilot mitläuft. Das regelt der Organisator, nicht das Werkzeug.
04 Aufgabe 2: die Präsentation für Gesellschafter und Investoren
Copilot in PowerPoint baut aus einem Word-Dokument einen Präsentationsentwurf mit Folien und Sprechernotizen. Für einen Entwickler heisst das: Aus dem Projektbeschrieb oder dem Quartalsbericht wird ein Foliensatz für die Gesellschafterversammlung, aus dem Investment-Memo eine Vorlage für das Gespräch mit einem Investor. Mit einer Vorlage des Unternehmens bleibt das Erscheinungsbild einheitlich.
Die Grenze: Der Entwurf übernimmt, was im Dokument steht, auch veraltete Zahlen. Kennzahlen zu Rendite, Kosten und Vermarktung prüft vor der Sitzung jemand gegen das Kalkulationsmodell und den aktuellen Kostenbericht.
05 Aufgabe 3: Entscheide in der Projektablage wiederfinden
Ein Projekt, das vom Landkauf bis zur Übergabe sieben Jahre dauert, hinterlässt eine SharePoint-Seite mit Tausenden Dateien. Copilot beantwortet Fragen quer durch Protokolle, Mails und Berichte: Warum wurde die Anzahl Parkplätze reduziert? Was hat der Totalunternehmer zur Bauzeitverlängerung geschrieben? Die Antwort nennt die Dateien, auf die sie sich stützt.
Die Grenze: Was vor der Einführung von SharePoint auf Laufwerken lag oder in der Projektplattform eines externen Projektsteuerers geführt wurde, sieht Copilot nicht. Microsoft bietet Connectors, auch für Netzlaufwerke, aber jede Quelle muss eingerichtet und berechtigt werden.
06 Aufgabe 4: Kostenübersichten in Excel befragen
Die Kostenkontrolle vieler Entwickler lebt in Excel: Kostenvoranschlag nach eBKP-H, Vergaben, Prognose, Abweichungen. Copilot in Excel beantwortet Fragen zu einer solchen Tabelle, markiert auffällige Abweichungen und erstellt Auswertungen, sofern die Daten sauber als Tabelle angelegt sind.
Die Grenze: Copilot rechnet mit der Datei, die offen ist. Stammen Vergaben aus dem ERP und Rechnungen aus der Buchhaltung, ist die Excel-Datei so aktuell wie ihr letzter Export. Die Zusammenführung aus den Systemen ist die Aufgabe eines Workflows.
07 Wo Copilot in der Entwicklung aufhört
Beim Datenraum des Verkäufers. Er liegt auf der Plattform eines anderen Anbieters, nicht in Ihrem Mandanten. Für die Prüfung langer Vertragswerke mit Fundstelle setzen wir ein anderes Modell ein, beschrieben in Claude für Projektentwickler.
Beim Reporting über Systeme. Einen Statusbericht, der Termine aus der Projektsteuerung, Kosten aus SAP oder Abacus und Vermarktungsstände aus dem CRM zusammenführt, erzeugt kein Assistent auf Zuruf. Das ist ein Ablauf, der jede Woche gleich läuft.
Bei Fristen. Copilot erinnert nicht von selbst daran, dass die Einsprachefrist morgen abläuft. Überwachung ist die Aufgabe eines Workflows, der Alarm schlägt, wenn niemand fragt.
08 Vertrauliche Projekte abschirmen
Bei einem Entwickler sind nicht alle Projekte gleich öffentlich. Ein Ankauf unter Geheimhaltung, eine Verhandlung mit einem Investor oder eine Personalie in der Projektleitung gehören nicht in die Antworten, die das ganze Unternehmen bekommt. Copilot zeigt einer Person alles, was sie öffnen darf. Ist die Ankaufsseite für alle Mitarbeitenden lesbar, findet Copilot sie für jeden.
Dazu kommen die Externen. Entwickler arbeiten mit Architekten, Totalunternehmern, Vermarktern und Investoren oft in gemeinsamen Teams-Kanälen. Wer als Gast in einem Kanal ist, sieht dessen Dateien. Ein Kanal pro Beteiligtengruppe ist deshalb sicherer als ein Kanal pro Projekt, in dem alle alles sehen.
Microsoft bietet dafür eine Einstellung, die einzelne SharePoint-Seiten aus der unternehmensweiten Suche und aus Copilot herausnimmt, solange die Berechtigungen geprüft werden. Sie ändert keine Rechte, sie verhindert nur, dass Copilot die Inhalte findet. Voraussetzung sind die Copilot-Lizenz und SharePoint Advanced Management. Die dauerhafte Lösung bleibt: Ankaufsprojekte in eigenen Seiten mit eigenem Berechtigungskreis.
09 Datenstandort
Laut Microsoft trainieren Eingaben, Antworten und die Daten aus Microsoft Graph die Modelle nicht. Für Unternehmen mit Sitz in der Schweiz gilt die EU Data Boundary, die die EFTA einschliesst. Modelle von Drittanbietern, die ein Administrator zuschalten kann, nimmt Microsoft zum Teil davon aus. Dazu kommt der Sitz von Microsoft in den USA, eingeordnet in US-Anbieter und Datenstandort.
Bei Entwicklern betrifft das weniger Personendaten als vertrauliche Geschäftsdaten: Kaufpreise, Finanzierungen, Partnerverträge. Geheimhaltungsvereinbarungen mit Verkäufern regeln manchmal, wo solche Unterlagen gespeichert werden dürfen. Das lohnt einen Blick vor der Einführung.
10 Was der Betrieb voraussetzt
- Projektarbeit in Microsoft 365. Eine SharePoint-Seite oder ein Team pro Projekt, Sitzungen in Teams, Mail in Exchange Online.
- Eine Copilot-Lizenz pro Person, die damit arbeiten soll. Lizenzpreise nennen wir nicht, sie ändern sich.
- Abgeschirmte Seiten für vertrauliche Projekte, siehe oben.
- Eine Regel für externe Teilnehmer: ob Copilot in Sitzungen mit Investoren, Behörden und Verkäufern läuft.
- Eine Richtlinie für das Team. Vorlage: Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
11 Copilot für das Team, Workflows für die Steuerung
Copilot beschleunigt, was eine Person tut: nachfragen, zusammenfassen, Folien entwerfen. Die wiederkehrende Steuerung, Aufgaben aus Protokollen nachverfolgen, Fristen überwachen, Statusberichte aus mehreren Systemen erstellen, bauen wir als Workflow. Legt der Workflow seine Berichte auf der Projektseite ab, findet Copilot sie beim nächsten Nachfragen mit. Die Prozesse stehen auf KI für Projektentwickler, das Werkzeug in Was ist n8n.
12 Was beim Entwickler bleibt
Welches Projekt weiterverfolgt wird, was Investoren und Bank erfahren, und wann ein Risiko gross genug ist, um die Planung anzuhalten. Copilot hält das Gedächtnis des Projekts zugänglich, entscheiden muss die Geschäftsleitung.
13 Häufige Fragen
Kann Copilot unseren Quartalsbericht an die Bank erstellen?
Einen Entwurf aus Dokumenten, die schon auf SharePoint liegen, ja. Einen Bericht, der Zahlen aus mehreren Systemen zusammenführt, baut ein Workflow.
Sieht jeder im Team dann auch die Ankaufsprojekte?
Nur wer sie heute öffnen könnte. Genau das ist der Grund, die Berechtigungen vor der Einführung zu prüfen.
Findet Copilot auch alte Projekte auf unserem Laufwerk?
Nicht ohne Connector. Microsoft bietet einen für Netzlaufwerke, dazu braucht es Einrichtung und klare Rechte.
Reicht Copilot für die Due Diligence?
Nein. Für einen Datenraum, der Seite für Seite geprüft werden muss, setzen wir Claude ein.
Quellen
- Microsoft Learn: License Options for Microsoft Copilot
- Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
- Microsoft Learn: What is the EU Data Boundary?
- Microsoft Learn: Restrict discovery of SharePoint sites and content
- Microsoft Learn: Copilot connectors overview
- Microsoft Support: Create a new presentation with Copilot in PowerPoint