Was Copilot einer Bewirtschaftung im Verwaltungspostfach, bei der Eigentümerversammlung und in der Liegenschaftsakte abnimmt. Und warum Mieterdossiers vor der Einführung neu berechtigt werden.
01 Kurz gesagt
Eine Bewirtschafterin verbringt einen grossen Teil des Tages in Outlook: Mieteranfragen, Rückfragen von Eigentümern, Offerten von Handwerkern. Copilot fasst dort zusammen, sucht Verläufe und entwirft Antworten, auch im gemeinsamen Verwaltungspostfach. In Word hilft es bei Protokollen und Einladungen, auf SharePoint beim Suchen in der Liegenschaftsakte. Die Liegenschaftssoftware mit Mietzinsen, Akonti und Buchhaltung sieht es nicht. Vorher muss geklärt sein, wer welche Mieterdaten sehen darf.
02 Vorab: welcher Copilot
Es geht um die kostenpflichtige Lizenz, die Microsoft heute Microsoft Copilot nennt, früher Microsoft 365 Copilot. Nur sie arbeitet mit Mails, Sitzungen und Dateien der Verwaltung. Der kostenlose Copilot Chat liefert Ergebnisse aus dem Internet und kennt die Mieterkorrespondenz nicht.
Wie Copilot neben Claude, ChatGPT und Mistral eingesetzt wird, steht im Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral. Die Arbeit rund um Meldungen, Dienstleister und Unterlagen beschreibt Die fünf Zeitfresser im Facility Management.
03 Aufgabe 1: das Verwaltungspostfach bewältigen
Die meisten Verwaltungen haben ein gemeinsames Postfach, in das Mieter, Eigentümer und Handwerker schreiben. Microsoft beschreibt, dass Copilot Chat in Outlook in geteilten und delegierten Postfächern zusammenfasst und entwirft, abhängig von den Ordnerrechten der Person, ohne zusätzliche Einrichtung. Die Bewirtschafterin fragt, was die Mieterin im dritten Stock zur feuchten Wand bisher geschrieben hat und ob der Maler schon eine Offerte geschickt hat.
Entwürfe für Standardantworten, etwa zur Waschküchenordnung oder zum Ablauf einer Wohnungsabnahme, entstehen im Ton der Verwaltung.
Die Grenze: Im geteilten Postfach übernimmt Copilot laut Microsoft keine Kalenderaktionen. Und eine Schadenmeldung wird dadurch nicht zum Auftrag an den Handwerker. Dafür braucht es einen Ablauf, der die Meldung erfasst, dem Objekt zuordnet und weitergibt.
04 Aufgabe 2: die Eigentümerversammlung vor- und nachbereiten
Bei Stockwerkeigentum oder in Deutschland bei der Wohnungseigentümergemeinschaft gehört die Versammlung zu den aufwendigsten Terminen des Jahres. Copilot in Word entwirft aus der Vorjahresvorlage und den Unterlagen auf SharePoint Einladung und Traktandenliste. Nach der Versammlung macht es aus den Notizen der Verwaltung einen Protokollentwurf in der gewohnten Gliederung. Findet die Versammlung teilweise online über Teams statt, fasst Copilot die Wortmeldungen zusammen.
Die Grenze: Das Protokoll hält Beschlüsse mit Stimmenverhältnissen fest, und die Eigentümer verlassen sich darauf. Die Verwaltung prüft jeden Beschluss gegen ihre eigenen Aufzeichnungen, bevor das Protokoll verschickt wird. Wer online teilnimmt, muss wissen, dass Copilot läuft.
05 Aufgabe 3: in der Liegenschaftsakte suchen
Wartungsverträge für Lift und Heizung, Hauswartvertrag, Prüfberichte, Pläne, Offerten der letzten Sanierung: Liegt die Liegenschaftsakte auf SharePoint, beantwortet Copilot Fragen wie diese: Bis wann läuft der Liftwartungsvertrag, und welche Kündigungsfrist gilt? Wann wurde das Flachdach zuletzt kontrolliert? Die Antwort nennt die Dateien.
Besonders hilfreich ist das bei einem Mandatswechsel. Übernimmt die Verwaltung eine Liegenschaft von einer anderen Verwaltung, kommt die Akte als Stapel Dateien. Liegt sie einmal auf SharePoint, fragt die neue Bewirtschafterin nach laufenden Verträgen, offenen Garantien und der letzten Sanierung, statt Ordner für Ordner zu öffnen.
Die Grenze: Copilot findet, was abgelegt ist. Ein Prüfbericht, der beim Hauswart im Ordner liegt, existiert für Copilot nicht. Und Fristen überwacht es nicht von selbst: Es antwortet, wenn jemand fragt.
06 Aufgabe 4: Tabellen zu Nebenkosten und Verbrauch
Heizkostenaufstellungen, Verbrauchsdaten der Zähler, Offertvergleiche für die Treppenhausreinigung: Vieles davon landet in der Verwaltung als Excel. Copilot in Excel wertet solche Tabellen aus und zeigt Auffälligkeiten, etwa ein Objekt, dessen Wasserverbrauch gegenüber dem Vorjahr stark gestiegen ist.
Die Grenze: Die Nebenkostenabrechnung selbst entsteht in der Liegenschaftssoftware, nach den Verteilschlüsseln, die dort hinterlegt sind. Copilot hilft beim Prüfen, abrechnen tut es nicht.
07 Wo Copilot in der Verwaltung aufhört
Bei der Liegenschaftssoftware. Mietzinse, Vertragsdaten, Akonti und Buchhaltung liegen in Programmen wie Abacus oder branchenspezifischer Verwaltungssoftware. Ohne Connector sieht Copilot davon nichts. Microsoft bietet Connectors für einige Unternehmenssysteme und erlaubt eigene, aber das ist Entwicklungsarbeit.
Bei Mietverträgen im Bestand. Welcher Referenzzinssatz in welchem Vertrag steht und welche Nebenkosten ausgeschieden sind, holen wir mit einem anderen Modell aus den Verträgen, siehe Claude für Hausverwaltungen.
Bei rechtlich wirksamen Schreiben. Mietzinserhöhungen auf amtlichem Formular, Kündigungen und Mahnungen verlassen die Verwaltung nicht als Copilot-Entwurf ohne Prüfung.
08 Mieterdossiers und Berechtigungen
Copilot zeigt jeder Person, was sie mindestens lesen darf. In einer Verwaltung liegen auf denselben Laufwerken und SharePoint-Seiten Dinge, die sehr unterschiedlich geschützt sein sollten: Bewerbungsdossiers mit Betreibungsauszügen, Korrespondenz über Mietzinsrückstände, Verträge mit dem Hauswart, Streitigkeiten zwischen Stockwerkeigentümern. Ist ein Ordner seit Jahren für die ganze Firma offen, findet Copilot ihn für jede Person im Haus, auch für die Lernende.
Microsoft bietet eine Einstellung, mit der Administratoren einzelne SharePoint-Seiten aus den Antworten von Copilot heraushalten, solange die Rechte geprüft werden. Das ist eine Überbrückung. Die Lösung ist eine Ablage, in der Mieterdossiers nur für die zuständige Bewirtschaftung offen sind.
09 Datenstandort und Mieterdaten
Microsoft sagt zu, Eingaben, Antworten und Daten aus dem Mandanten nicht zum Training der Modelle zu verwenden. Für Schweizer Mandanten gilt die EU Data Boundary, EU und EFTA eingeschlossen. Zuschaltbare Modelle von Drittanbietern nimmt Microsoft davon teilweise aus, der Administrator entscheidet, ob sie aktiv sind. Und Microsoft bleibt ein US-Anbieter, siehe US-Anbieter und Datenstandort.
Für eine Verwaltung ist das DSG der wichtigere Rahmen: Sie bearbeitet Personendaten von Mietern im Auftrag der Eigentümer. Was das für den Einsatz von KI heisst, steht in KI unter Schweizer Datenschutzrecht einsetzen.
10 Was der Betrieb voraussetzt
- Mail in Exchange Online und Akten auf SharePoint. Liegt die Akte in der Verwaltungssoftware oder auf Papier, hat Copilot wenig zu durchsuchen.
- Eine Copilot-Lizenz pro Person, zusätzlich zum Microsoft-365-Abonnement. Preise nennen wir nicht.
- Neu geordnete Rechte für Mieterdossiers und Eigentümerkorrespondenz, siehe oben.
- Eine Regel für Versammlungen, ob und wann Copilot bei Online-Teilnahme läuft.
- Eine Richtlinie für die Bewirtschaftung. Vorlage: Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
11 Copilot und die Abläufe der Verwaltung
Die wiederkehrenden Vorgänge einer Verwaltung, Mieteranfragen erfassen und dem Objekt zuordnen, Nebenkostenabrechnung vorbereiten, Mietzinsanpassungen nach Referenzzinssatz, bauen wir als Workflow, angebunden an die Liegenschaftssoftware. Copilot hilft der Bewirtschafterin bei allem, was dazwischen geschrieben und gesucht wird. Legt der Workflow seine Ergebnisse in der Liegenschaftsakte ab, findet Copilot sie mit. Die Prozesse stehen auf KI für Hausverwaltung und Facility Management, das Werkzeug in Was ist n8n.
12 Was bei der Bewirtschaftung bleibt
Das Gespräch mit dem Mieter, der sich beschwert, die Entscheidung über eine Kündigung und die Empfehlung an die Eigentümer. Copilot schreibt die Einladung, die Versammlung leitet die Verwaltung.
13 Häufige Fragen
Funktioniert Copilot in unserem gemeinsamen Verwaltungspostfach?
Nach Angaben von Microsoft ja, für Zusammenfassungen und Entwürfe, mit den Ordnerrechten der Person. Kalenderaktionen im geteilten Postfach nicht.
Sieht Copilot unsere Liegenschaftssoftware?
Nur über einen Connector. Ohne ihn kennt Copilot Mietzinse und Vertragsdaten nicht.
Kann Copilot das Protokoll der Eigentümerversammlung schreiben?
Einen Entwurf aus Ihren Notizen und bei Online-Teilnahme aus der Sitzung. Beschlüsse und Stimmen prüft die Verwaltung.
Lohnt sich Copilot für eine kleine Verwaltung?
Wenn der Tag im Postfach verloren geht, eher ja. Wenn er in der Liegenschaftssoftware verloren geht, eher ein Workflow.
Quellen
- Microsoft Learn: License Options for Microsoft Copilot
- Microsoft Support: Use Copilot in shared mailboxes and delegate mailboxes
- Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
- Microsoft Learn: What is the EU Data Boundary?
- Microsoft Learn: Restrict discovery of SharePoint sites and content
- Microsoft Learn: Copilot connectors overview