Was Copilot im Maklerbüro leistet, wenn Anfragen im Outlook-Funktionspostfach landen und die Objektordner auf SharePoint liegen. Und warum das CRM trotzdem die Quelle bleibt.
01 Kurz gesagt
Copilot ist für ein Maklerbüro dann interessant, wenn der Tag in Outlook stattfindet: Portalanfragen im gemeinsamen Postfach, Antworten an Interessenten, Exposé-Texte in Word, Objektunterlagen auf SharePoint oder OneDrive. Dort fasst es zusammen und entwirft. Die Maklersoftware sieht es in der Regel nicht, ohne eigens gebaute Anbindung. Wer seine Objekte, Kontakte und Suchprofile im CRM führt, bekommt von Copilot einen Schreibassistenten, kein Vermarktungssystem.
02 Welcher Copilot gemeint ist
Hier geht es um die kostenpflichtige Lizenz, die Microsoft inzwischen Microsoft Copilot nennt und die auf Postfach, Kalender und Dateien des Büros zugreift. Für kleine Büros mit Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium bietet Microsoft sie als Copilot Business an. Der kostenlose Copilot Chat, der zu vielen Abonnements gehört, beantwortet Fragen mit Ergebnissen aus dem Internet, sieht aber die Mails des Büros nicht.
Die Arbeitsteilung mit den anderen Modellen steht im Vergleich von Claude, ChatGPT, Copilot und Mistral. Die Zeitfresser im Maklerbüro stehen in Die fünf Zeitfresser bei Maklern.
03 Aufgabe 1: Anfragen im Funktionspostfach sichten
Portalanfragen, Kontaktformulare und Rückfragen laufen in vielen Büros in einem gemeinsamen Postfach zusammen, etwa verkauf@ oder info@. Copilot Chat in Outlook arbeitet nach Angaben von Microsoft auch in geteilten und delegierten Postfächern, ohne besondere Einrichtung. Die Maklerin fragt, welche Anfragen zum Objekt an der Seestrasse seit Montag eingegangen sind und welche davon eine Besichtigung wollen, und bekommt eine Übersicht mit den Mails dazu.
Die Grenze: Im geteilten Postfach fasst Copilot zusammen und entwirft, Kalendereinträge verwaltet es dort laut Microsoft nicht. Und eine Anfrage ist damit noch nicht im CRM angelegt. Das bleibt Handarbeit oder die Aufgabe eines Workflows.
04 Aufgabe 2: Antworten an Interessenten entwerfen
Nach der Besichtigung kommen Fragen, vor der Besichtigung Terminwünsche, nach dem Verkauf Absagen an alle anderen. Copilot in Outlook entwirft Antworten im Ton, den man ihm vorgibt, und bezieht auf Wunsch eine Datei aus dem Objektordner ein, etwa die Objektdokumentation.
Die Absage an zwanzig Interessenten ist ein guter Fall für einen Entwurf. Die Antwort auf die Frage, ob der Eigentümer beim Preis verhandelt, ist es nicht.
Die Grenze: Copilot antwortet aus dem, was im Postfach und in den Dateien steht. Fehlt die Angabe zum Erneuerungsfonds in der Objektdokumentation, erfindet ein guter Entwurf sie nicht, aber der Makler muss prüfen, dass es so ist.
05 Aufgabe 3: den Exposé-Text in Word entwerfen
Liegen Objektbeschrieb, Baubeschrieb und die Notizen der Erstbesichtigung auf SharePoint oder OneDrive, schreibt Copilot in Word einen ersten Exposé-Text und verweist auf die Dateien, aus denen er schöpft. Aus einem älteren Exposé übernimmt es auf Wunsch Aufbau und Ton des Büros.
Die Grenze: Lagebeschreibung, Stimmung und alles, was ein Käufer später als Zusicherung lesen könnte, schreibt der Makler selbst oder streicht es aus dem Entwurf. Und das fertige Exposé im Layout des Büros entsteht in der Maklersoftware, nicht in Word.
06 Aufgabe 4: Listen in Excel auswerten
Interessentenlisten nach der Besichtigung, Exporte aus dem Portal, eine Übersicht der Reservationen: Copilot in Excel sortiert, filtert und fasst zusammen, wenn die Daten als Tabelle vorliegen. Wie viele Interessenten haben nach der Besichtigung Unterlagen angefordert, und wer davon hat einen Finanzierungsnachweis geschickt?
Die Grenze: Ein Export ist eine Momentaufnahme. Die gültige Liste der Interessenten steht im CRM, und was in Excel ausgewertet wird, gehört dorthin zurück.
07 Wo Copilot für Makler aufhört
Beim CRM. Microsoft bietet über hundert fertige Connectors, vor allem für verbreitete Unternehmenssysteme wie Salesforce oder SAP. Gibt es für Ihre Maklersoftware keinen, braucht es einen eigenen, und der ist ein Entwicklungsprojekt. Ohne Connector weiss Copilot nichts über Objekte, Suchprofile und den Stand einer Vermarktung.
Beim Matching. Neue Objekte gegen Suchprofile abzugleichen, ist Logik im CRM oder im Workflow, keine Frage an einen Assistenten.
Bei den Portalen. Copilot veröffentlicht keine Inserate und pflegt keine Objektdaten auf Homegate, ImmoScout24 oder ähnlichen Plattformen.
Bei langen Unterlagen mit Fundstelle. Reglemente, Protokolle und Mieterspiegel eines Objekts wertet SAITS mit einem anderen Modell aus, beschrieben in Claude für Immobilienmakler.
08 Wer im Büro was sehen darf
Copilot findet alles, worauf eine Person Zugriff hat. In einem Maklerbüro liegen in denselben Ablagen Dinge, die nicht jeder sehen soll: Maklerverträge mit Provisionsvereinbarung, Notizen zu den Verkaufsgründen eines Eigentümers, Finanzierungsnachweise und Lohnausweise von Interessenten. Ist der Objektordner für alle freigegeben, liefert Copilot diese Dokumente auch der Lernenden am Empfang.
Microsoft bietet Administratoren Werkzeuge, um SharePoint-Seiten vorübergehend aus den Antworten von Copilot herauszuhalten, während Berechtigungen geprüft werden. Das ersetzt die Prüfung nicht, es verschafft Zeit dafür.
09 Datenstandort
Eingaben, Antworten und die Daten, auf die Copilot zugreift, werden laut Microsoft nicht verwendet, um die Modelle zu trainieren, und bleiben innerhalb der Dienstgrenze von Microsoft 365. Für Schweizer Mandanten gilt die EU Data Boundary, die die EU und die EFTA umfasst. Microsoft nennt Ausnahmen, etwa zuschaltbare Modelle anderer Anbieter. Welche davon im Büro aktiv sind, legt der Administrator fest.
Im Maklerbüro betrifft das vor allem Personendaten von Eigentümern und Interessenten. Was der Sitz des Anbieters in den USA bedeutet, beschreibt US-Anbieter und Datenstandort, was das DSG verlangt, KI unter Schweizer Datenschutzrecht einsetzen.
10 Was der Betrieb voraussetzt
- Microsoft 365 als Arbeitsumgebung. Mail in Exchange Online, Objektunterlagen auf SharePoint oder OneDrive. Wer Outlook mit einem anderen Mailserver nutzt, hat für Copilot kein Postfach.
- Eine Copilot-Lizenz pro Person, zusätzlich zum Microsoft-365-Abonnement.
- Geklärte Berechtigungen auf Objekt- und Kundenordnern, siehe oben.
- Eine Abmachung zum CRM: was dort bleibt und was in Outlook und Word geschieht, damit keine zweite Wahrheit entsteht.
- Eine Richtlinie für das Team. Vorlage: Was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
Lizenzpreise nennen wir nicht, Microsoft ändert sie regelmässig.
11 Copilot, CRM und Workflow
Die sinnvolle Aufteilung im Maklerbüro: Der Workflow erfasst Anfragen aus Portalen und Formular, legt Interessenten im CRM an, gleicht Suchprofile ab und stösst Terminvorschläge an. Copilot hilft der Maklerin dort, wo sie ohnehin schreibt, in Outlook und Word. Legt der Workflow Zusammenfassungen und Unterlagen im Objektordner ab, findet Copilot sie dort. Die Prozesse dafür stehen auf KI für Immobilienmakler, das Werkzeug in Was ist n8n.
12 Was bei der Maklerin bleibt
Wem ein Objekt gezeigt wird, was einem Interessenten zum Preis gesagt wird, und jede Aussage im Exposé. Copilot schreibt schneller, verkauft wird im Gespräch.
13 Häufige Fragen
Sieht Copilot unsere Maklersoftware?
Nur mit einem Connector. Ob es für Ihre Software einen fertigen gibt, zeigt das Microsoft 365 Admin Center. Sonst ist ein eigener nötig, und der ist ein Entwicklungsprojekt.
Funktioniert Copilot in unserem gemeinsamen Postfach?
Laut Microsoft ja, für Zusammenfassungen und Entwürfe in geteilten und delegierten Postfächern, je nach Ordnerberechtigung. Kalenderaktionen dort nicht.
Braucht jede Person im Büro eine Lizenz?
Jede Person, die Copilot mit den Daten des Büros nutzen soll. Oft reicht es, mit den Personen zu beginnen, die am meisten schreiben.
Copilot oder Claude für das Exposé?
Für den Text aus dem Objektordner reicht Copilot. Sollen Reglement und Protokolle ausgewertet und jede Aussage belegt werden, setzen wir Claude ein.
Quellen
- Microsoft Learn: License Options for Microsoft Copilot
- Microsoft Support: Use Copilot in shared mailboxes and delegate mailboxes
- Microsoft Learn: Copilot connectors overview
- Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
- Microsoft Learn: What is the EU Data Boundary?
- Microsoft Learn: Restrict discovery of SharePoint sites and content